PO (Purchase Order) là 1 từ ngữ mà bất kì doanh nghiệp kinh doanh nào đều biết nhưng để hiểu rõ chính xác từ này thì lại rất ít người hiểu chính xác. Vậy những PO là gì? và cần nắm những thông tin cần thiết gì để không bị sai sót trong quá trình kinh doanh? Cùng SuperShip tìm hiểu ngay trong bài viết này nhé.
PO là gì?
Purchase Order – PO là gì Đây là đơn đặt hàng và là một văn bản thương mại do người mua phát hành cho nhà cung cấp, nhằm chính thức yêu cầu mua một số hàng hóa hoặc dịch vụ cụ thể. Về bản chất, PO hoạt động như một hợp đồng ràng buộc về mặt pháp lý giữa hai bên sau khi được chấp nhận.
Tương tự như chức năng của “giỏ hàng” trên các sàn mua sắm thương mại điện tử, PO cũng liệt kê chi tiết các mặt hàng mà người mua muốn mua, bao gồm số lượng, mô tả sản phẩm, đơn giá, phương thức thanh toán và các yêu cầu về giao hàng.
Khi nhà cung cấp xác nhận đơn đặt hàng, tức là đồng ý cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ theo các điều khoản đã nêu. Trong trường hợp chưa có thỏa thuận mua bán trước đó, PO có đầy đủ chữ ký của cả hai bên sẽ được xem là một hợp đồng mua bán chính thức, có giá trị pháp lý ràng buộc cả người mua và người bán.
Nội dung PO
Về các nội dung của PO, thường các thông tin sẽ riêng biệt, tùy thuộc vào giữa bên cung cấp và bên nhận thương lượng hay đặc thù riêng của từng dịch vụ nhưng quy chung lại thì thường sẽ có các nội dung cơ bản này:
– Number and date (số và ngày)
– Seller/Buyer: Name, contact, Tel/fax (thông tin người mua, người bán)
– Goods description/Commodity/Product (Mô tả hàng hóa)
– Quantity (số lượng)
– Specifications/Quality(phẩm cấp, thông số kỹ thuật)
– Unit price (đơn giá)
– Total amount (giá trị hợp đồng)
– Payment terms (điều kiện thanh toán)
– Incorterms (điều kiện giao hàng)
– Special instruction (discount, FOC…)
– Signature (chữ ký).
Mục đích của PO
– Đơn đặt hàng (PO) đóng vai trò là kênh giao tiếp chính thức, truyền đạt yêu cầu của người mua về hàng hóa hoặc dịch vụ cụ thể tới nhà cung cấp.
– PO tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý quá trình mua sắm vật tư, hàng hóa và dịch vụ từ bên ngoài, giúp người mua kiểm soát nguồn cung ứng cho hoạt động kinh doanh và sản xuất, quản lý thông tin về nhà cung cấp, và theo dõi các khoản thanh toán đến hạn.
– Đơn đặt hàng đã được xác nhận có thể được sử dụng làm căn cứ pháp lý để bảo vệ quyền lợi của người mua trong trường hợp nhà cung cấp không đáp ứng đúng và đủ các điều khoản đã thỏa thuận, gây ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động kinh doanh.
– Ngược lại, PO đã có chữ ký cũng bảo vệ nhà cung cấp trong trường hợp người mua không thanh toán cho hàng hóa hoặc dịch vụ đã được cung cấp.
– Việc áp dụng PO giúp chuẩn hóa quy trình mua hàng, từ đó tăng cường hiệu quả hoạt động tổng thể của doanh nghiệp.
Quy trình sử dụng PO
Bất kể hình thức nào cũng phải trỉa qua các quy trình rồi mới đến tay người nhận, và quy trình sử dụng PO được diễn ra qua các bước sau:
Bước 1. Yêu Cầu Mua Hàng:
Bộ phận hoặc cá nhân có nhu cầu mua sắm sẽ lập một yêu cầu mua hàng. Thông thường sẽ phải cung cấp đầy đủ các nội dung mà bên cung cấp PO yêu cầu như đơn giá, số lượng, hàng hóa,…
Bước 2. Phê Duyệt Yêu Cầu Mua Hàng:
Yêu cầu mua hàng sẽ được chuyển đến các bộ phận liên quan để xem xét và phê duyệt. Quá trình phê duyệt này thường tuân theo quy trình phân cấp quyền hạn trong tổ chức.
Bước 3. Lập PO:
Sau khi yêu cầu mua hàng được thông qua, bên mua sẽ tiến hành tạo một Đơn Đặt Hàng (Purchase Order – PO).
Bước 4. Duyệt PO:
PO sau đó sẽ được trình lên các bộ phận liên quan (ví dụ: bộ phận mua hàng, kế toán) để được xem xét và phê duyệt.
Bước 5. Gửi PO Đến Nhà Cung Cấp:
Sau khi PO được duyệt, nó sẽ được gửi đến nhà cung cấp. PO này cung cấp cho nhà cung cấp thông tin đầy đủ về đơn hàng và các yêu cầu cần tuân thủ.
Bước 6. Xác Nhận PO từ Nhà Cung Cấp:
Nhà cung cấp sẽ xem xét PO và xác nhận các điều khoản và điều kiện của đơn hàng, đảm bảo rằng cả hai bên đều đồng ý với các điều khoản đã thỏa thuận.
Bước 7. Giao và Nhận Hàng:
Nhà cung cấp sẽ tiến hành giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ theo yêu cầu trong PO. Người nhận hàng có nhiệm vụ kiểm tra và xác nhận rằng hàng hóa/dịch vụ đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn và yêu cầu đã được nêu trong PO.
Bước 8. Xử Lý Thanh Toán:
Khi hàng hóa/dịch vụ đã được nhận và xác nhận, bộ phận kế toán sẽ thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp theo thông tin chi tiết trong PO.
Hi vọng những thông tin SuperShip vừa cung cấp ở trên sẽ đáp ứng được nhu cầu tìm kiếm của bạn về PO là gì?
