Trong kinh doanh, việc phát sinh các khoản công nợ là điều không thể tránh khỏi, đặc biệt đối với các shop online thường xuyên phải nhập hàng từ nhà cung cấp hoặc ghi nhận các khoản thanh toán từ khách hàng. Công nợ không chỉ tác động trực tiếp đến dòng tiền mà còn ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý tài chính và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Vậy công nợ là gì, nguyên nhân phát sinh công nợ do đâu, và làm thế nào để quản lý công nợ hiệu quả nhất? Cùng làm rõ trong bài viết này nhé.
Công nợ là gì?
Công nợ dùng để chỉ các khoản tiền mà một doanh nghiệp, shop kinh doanh hoặc cá nhân có nghĩa vụ phải thu hoặc phải trả trong quá trình hoạt động kinh doanh. Công nợ có thể phát sinh từ các giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ hoặc các khoản vay mượn giữa doanh nghiệp với đối tác, nhà cung cấp và khách hàng.
Điển hình như Shop bán hàng Online sử dụng dịch vụ giao nhận hàng hóa chính là công nợ. Công nợ ở đây có thể là phí vận chuyển, phí thu hộ tiền cod,…
Cách tính chi phí lưu kho và cách để giảm bớt chi phí
Các loại công nợ hiện nay
Công nợ có thể được chia thành hai loại chính, mỗi loại có đặc điểm và vai trò riêng trong hoạt động kinh doanh.
Công nợ phải trả
Công nợ phải trả là các khoản tiền mà shop online hoặc doanh nghiệp có nghĩa vụ thanh toán cho nhà cung cấp, đối tác, hoặc các cơ sở vận hành. Các khoản này thường phát sinh khi shop nhập hàng hóa, nguyên vật liệu, sử dụng dịch vụ giao nhận hàng hóa của đơn vị vận chuyển nhưng chưa thanh toán ngay mà được phép trả chậm theo thỏa thuận.
Ví dụ, khi một shop online nhập hàng từ nhà cung cấp và cam kết thanh toán trong vòng 30 ngày, số tiền chưa trả trong thời gian đó được coi là công nợ phải trả.
Công nợ phải thu
Công nợ phải thu là các khoản tiền mà khách hàng còn nợ shop hoặc doanh nghiệp sau khi đã nhận hàng hóa hoặc dịch vụ. Công nợ phải thu thường phát sinh trong trường hợp khách hàng mua hàng nhưng thanh toán chậm theo hình thức trả góp hoặc ghi nợ.
Đối với các shop online, công nợ phải thu có thể xuất hiện khi bán hàng sỉ cho đại lý hoặc cộng tác viên mà chưa thu tiền ngay. Nếu không theo dõi và thu hồi kịp thời, công nợ phải thu có thể dẫn đến tình trạng thiếu hụt dòng tiền, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
Nguyên nhân phát sinh công nợ
Công nợ thường phát sinh từ nhiều nguyên nhân trong quá trình hoạt động kinh doanh, bao gồm:
Mua hàng trả chậm: Khi shop online nhập hàng từ nhà cung cấp nhưng chưa thanh toán ngay, công nợ phải trả sẽ được ghi nhận. Điều này thường xảy ra khi có thỏa thuận thanh toán chậm giữa hai bên.
Bán hàng công nợ: Trong trường hợp shop bán hàng cho các đại lý, cộng tác viên hoặc khách hàng thân thiết mà cho phép thanh toán sau, công nợ phải thu sẽ phát sinh.
Quản lý tài chính chưa chặt chẽ: Thiếu sự theo dõi sát sao các khoản thu – chi, hoặc không có kế hoạch thu hồi nợ cụ thể cũng là nguyên nhân dẫn đến tình trạng công nợ kéo dài.
Thay đổi điều kiện kinh doanh: Khi thị trường biến động hoặc khách hàng gặp khó khăn tài chính, khả năng thanh toán đúng hạn của họ cũng bị ảnh hưởng, khiến công nợ tăng lên.
Vì sao cần phải quản lý công nợ
1. Duy trì dòng tiền ổn định
Dòng tiền là yếu tố sống còn của mọi doanh nghiệp, đặc biệt là các shop online với quy mô nhỏ lẻ. Việc quản lý công nợ hiệu quả giúp shop đảm bảo dòng tiền luôn được duy trì ở mức ổn định, tránh tình trạng thiếu hụt tài chính do không thu hồi được các khoản nợ hoặc phải thanh toán các khoản nợ đến hạn.
Quản lý công nợ tốt cũng giúp bạn dễ dàng lên kế hoạch nhập hàng, chi trả cho các chi phí vận hành và đầu tư mở rộng kinh doanh mà không gặp khó khăn về tài chính.
2. Giảm thiểu rủi ro tài chính
Công nợ kéo dài hoặc không được quản lý chặt chẽ có thể dẫn đến nhiều rủi ro như mất khả năng thanh toán, mất uy tín với nhà cung cấp hoặc thậm chí là phá sản.
Bằng cách theo dõi sát sao các khoản công nợ và kịp thời xử lý các khoản nợ khó đòi, shop online có thể giảm thiểu các rủi ro này và duy trì sự ổn định trong kinh doanh.
Cách quản lý công nợ hiểu quả nhất cho Shop Online
Quản lý công nợ hiệu quả đòi hỏi shop online cần áp dụng các phương pháp cụ thể, kết hợp giữa công nghệ và kỹ năng quản lý.
Sử dụng phần mềm quản lý công nợ
Các phần mềm quản lý bán hàng hiện đại thường tích hợp tính năng quản lý công nợ, giúp chủ shop dễ dàng theo dõi dòng tiền, các khoản nợ phải thu và phải trả trong kỳ. Sự tích hợp này cũng bao gồm khả năng kết nối với các hệ thống quản lý đơn hàng và khách hàng, tạo nên một hệ thống quản lý kinh doanh đồng bộ.
Nhờ vậy, chủ cửa hàng có thể kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh một cách toàn diện, tối ưu hóa quy trình trên một nền tảng duy nhất, ở mọi nơi mọi lúc. Có một số lựa chọn phần mềm miễn phí đáng xem xét để sử dụng như Haravan, Tpos, Sapo, Nhanh.vn, KiotViet,…
Phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất hiện nay
Hiện tại, đơn vị giao hàng SuperShip đã tích hợp các phần mềm quản lý bán hàng để Shop Online có thể quản lý các hoạt động kinh doanh như công nợ, đội soát hiệu quả.
Với giao diện hiện đại, kèm theo đó là những tính năng mới nổi bật như theo dõi hành trình đơn hàng chi tiết, lên đơn theo dữ liệu cũ,… đều mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng sử dụng.
Chỉ từ 14K, Shop có thể lên đơn trực tiếp trên ứng dụng SuperShip. Đơn đi nội thành nội tỉnh, giao siêu nhanh trong ngày, các đơn đi tỉnh chỉ mất 2-3 ngày khách của Shop có thể nhận hàng.
Với đơn hàng thu COD, SuperShip hỗ trợ thu miễn phí và Shop có thể đối soát linh hoạt trên ứng dụng SuperShip và chỉ mất phí rút tiền 3.300 VNĐ.
Đăng kí ngay tại đây
Thiết lập chính sách công nợ
Xây dựng các chính sách công nợ rõ ràng và minh bạch, bao gồm thời gian thanh toán, hình thức thanh toán và các biện pháp xử lý khi khách hàng chậm trả.
Theo dõi sát sao tình hình công nợ
Luôn cập nhật và kiểm tra tình hình công nợ thường xuyên để kịp thời phát hiện các khoản nợ đến hạn hoặc có nguy cơ bị chậm trả. Shop online có thể sử dụng các bảng theo dõi công nợ hoặc công cụ báo cáo tài chính để nắm rõ tình hình tài chính và đưa ra các quyết định phù hợp.
Lập kế hoạch thu hồi công nợ cụ thể
Khi phát sinh công nợ, hãy lập kế hoạch thu hồi chi tiết, bao gồm thời gian, phương thức thu hồi và các biện pháp xử lý nếu khách hàng không thanh toán đúng hạn. Ngoài ra, bạn nên ưu tiên xử lý các khoản nợ lớn hoặc có nguy cơ khó đòi trước để giảm thiểu rủi ro tài chính.
Chỉ định người/nhóm chịu trách nhiệm thu hồi
Phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng nhân viên hoặc nhóm phụ trách công nợ giúp đảm bảo công việc được thực hiện hiệu quả. Người chịu trách nhiệm thu hồi công nợ cần có kỹ năng giao tiếp tốt, kiên nhẫn và khả năng thương lượng để giải quyết các vấn đề phát sinh một cách linh hoạt.
Hi vọng những thông tin SuperShip vừa cung cấp ở trên sẽ đáp ứng được nhu cầu tìm kiếm công nợ là gì của bạn.