Một phiếu gửi hàng được điền đầy đủ và chính xác không chỉ giúp đơn hàng được giao nhanh chóng mà còn giảm thiểu rủi ro sai sót trong quá trình vận chuyển. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách ghi thông tin gửi hàng chuẩn và chính xác nhất, từ việc tổng hợp các loại phiếu gửi hàng phổ biến đến những lưu ý cần thiết khi dán phiếu gửi hàng.
Tổng hợp các loại phiếu gửi hàng phổ biến
Hiện nay, có nhiều loại phiếu gửi hàng khác nhau tùy thuộc vào đơn vị vận chuyển. Mỗi đơn vị vận chuyển thường có mẫu phiếu riêng, tuy nhiên, thông tin cơ bản trên các phiếu này thường tương tự nhau. Một số loại phiếu gửi hàng phổ biến bao gồm: phiếu gửi hàng của Bưu điện Việt Nam, phiếu gửi hàng của các công ty chuyển phát nhanh như SuperShip, Viettel Post, GHN Express, GHTK,…
Phiếu gửi hàng điện tử trên các sàn Shopee, TikTok Shop, Lazada,… thường có mã vạch để dễ dàng theo dõi và kiểm tra trạng thái đơn hàng.
Nhiều shop online còn sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng tích hợp sẵn tính năng in phiếu gửi hàng.
Ngoài ra có phiếu gửi hàng trắng, đây là loại phiếu gửi hàng không có thông tin sẵn. Người gửi sẽ tự điền thông tin cần thiết. Mặc dù loại phiếu này mang lại sự linh hoạt, nhưng nhiều người mới bắt đầu kinh doanh online có thể gặp khó khăn trong việc ghi thông tin chính xác.
Hướng dẫn cách ghi thông tin gửi hàng
Khi ghi thông tin trên phiếu gửi hàng, bạn cần phải chú ý đến từng chi tiết để đảm bảo rằng hàng hóa được giao đến đúng nơi và đúng người.
Thông tin cần thiết trên phiếu gửi hàng
Tên và địa chỉ người gửi: Đây là thông tin cần thiết để đơn vị vận chuyển biết được nguồn gốc của hàng hóa. Hãy điền đầy đủ tên, địa chỉ cụ thể bao gồm số nhà, tên đường, phường/xã, quận/huyện, và thành phố. Ngoài ra, số điện thoại người gửi cũng cần được ghi rõ để dễ dàng liên lạc nếu có vấn đề phát sinh.
Tên và địa chỉ người nhận: Thông tin này cực kỳ quan trọng bởi nếu điền sai hoặc thiếu sót, hàng hóa có thể không được giao đúng người nhận. Hãy chắc chắn rằng bạn đã ghi chính xác tên, địa chỉ và số điện thoại của người nhận.
Mã đơn hàng hoặc mã vận chuyển: Chú ý thường mỗi đơn hàng thường có một mã số riêng để dễ dàng theo dõi.
Thông tin về hàng hóa: Một số đơn vị vận chuyển yêu cầu người gửi cung cấp thông tin về loại hàng hóa, số lượng, trọng lượng và giá trị của chúng. Cung cấp chi tiết thông tin hàng như quần áo, đồ nội thất, điện tử,… để đơn vị dễ dàng phân biệt
Yêu cầu vận chuyển đặc biệt (nếu có): Đối với một số mặt hàng đặc biệt như dễ vỡ, hàng lạnh hoặc hàng có giá trị cao, bạn cần ghi rõ yêu cầu vận chuyển đặc biệt để đơn vị vận chuyển có phương án xử lý phù hợp.
Mẫu phiếu thông tin gửi hàng
Để giúp các shop online dễ dàng hình dung, dưới đây là một mẫu phiếu thông tin gửi hàng cơ bản:
——————————————-
Tên người gửi: Nguyễn Văn A
Số điện thoại: 0987XXXXXX
Địa chỉ gửi hàng: Số 123, Đường ABC, Phường XYZ, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
Tên người nhận: Trần Thị B
Số điện thoại: 0903XXXXXX
Địa chỉ nhận hàng: Số 456, Đường DEF, Phường LMN, Quận 5, Thành phố Hồ Chí Minh
Mã đơn hàng: 123456789
Loại hàng hóa: Quần áo thời trang
Trọng lượng: 1kg
Yêu cầu đặc biệt: Không
Ghi chú: Giao trong giờ hành chính
——————————————-
Hãy chắc chắn rằng bạn điền thông tin một cách rõ ràng và dễ đọc. Nếu ghi tay, hãy sử dụng bút mực đen hoặc xanh để thông tin không bị mờ nhòe.
Lưu ý khi dán phiếu gửi hàng trên hàng hoá
Việc dán phiếu gửi hàng lên kiện hàng cũng cần được thực hiện cẩn thận để đảm bảo rằng thông tin luôn rõ ràng và dễ đọc trong suốt quá trình vận chuyển. Dưới đây là một số lưu ý khi dán phiếu gửi hàng:
Vị trí dán: Hãy chắc chắn rằng phiếu gửi hàng được dán ở vị trí dễ nhìn, lý tưởng nhất là ở mặt trên hoặc mặt trước của kiện hàng giúp nhân viên giao nhận dễ dàng kiểm tra và đọc thông tin mà không cần phải lật hay tìm kiếm.
Bảo vệ phiếu gửi hàng: Để tránh tình trạng thông tin trên phiếu bị nhòe hoặc rách trong quá trình vận chuyển, bạn nên sử dụng băng keo trong để dán kín phiếu đảm bảo rằng thông tin trên phiếu gửi luôn được giữ nguyên vẹn cho đến khi hàng hóa đến tay người nhận.
Kiểm tra thông tin lần cuối: Trước khi gửi hàng, hãy kiểm tra lại toàn bộ thông tin trên phiếu gửi để đảm bảo rằng không có sai sót hoặc thiếu sót nào. Bất kỳ lỗi nhỏ nào trong việc ghi thông tin cũng có thể dẫn đến việc hàng bị giao nhầm hoặc thất lạc.
Bằng cách nắm rõ các loại phiếu gửi hàng phổ biến, cách ghi thông tin gửi hàng cần thiết và những lưu ý khi dán phiếu, bạn sẽ giảm thiểu được rủi ro trong quá trình giao nhận hàng hóa. Hãy luôn chú ý đến từng chi tiết nhỏ để đảm bảo đơn hàng của bạn được giao đến tay khách hàng một cách nhanh chóng và an toàn.
Đăng kí dịch vụ SuperShip tại đây
