Review phần mềm KiotViet dành cho Shop Online
Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet có thực sự là công cụ không thể thiếu cho các Shop Online? Bài đánh giá chi tiết này phân tích từ A-Z các tính năng cốt lõi như quản lý tồn kho, quy trình bán hàng đa kênh, và hệ thống báo cáo tài chính thông minh. Bài viết sẽ cung cấp các số liệu và phân tích chuyên sâu về KiotViet cho shop online để giúp bạn đưa ra quyết định đầu tư chính xác, tránh các nhược điểm KiotViet không mong muốn.
1. Phần mềm KiotViet là gì?
KiotViet là một giải pháp phần mềm được thiết kế theo dạng đóng gói, nhằm cung cấp một hệ thống quản lý bán hàng toàn diện, phù hợp cho nhiều mô hình kinh doanh từ cửa hàng bán lẻ truyền thống đến các shop online đa kênh.
Điểm mạnh lớn nhất của KiotViet chính là sự phổ biến và độ tin cậy được xây dựng qua thời gian, minh chứng bằng con số ấn tượng gần 200.000 cửa hàng đang sử dụng trên toàn quốc.
Đối với một shop online, sự linh hoạt là yếu tố sống còn. KiotViet đáp ứng yêu cầu này một cách triệt để khi cho phép người dùng vận hành trơn tru trên cả máy tính cá nhân và điện thoại di động.
Ngay khi đăng nhập, người dùng sẽ tiếp cận với Màn hình Tổng quan, nơi hiển thị những số liệu quan trọng nhất theo thời gian thực:
– Doanh thu: Thể hiện doanh thu tổng hợp và doanh thu chi tiết qua các ngày, các chi nhánh (nếu có).
– Hiệu suất bán hàng: Liệt kê số lượng bán của các sản phẩm và tổng hợp các thao tác của nhân viên.
Màn hình này đóng vai trò như một bảng điều khiển trung tâm, giúp chủ shop có được cái nhìn trực quan, nhanh chóng về sức khỏe tài chính và hoạt động vận hành của mình. Việc sở hữu một cái nhìn tổng quan theo thời gian thực như vậy là bước đầu tiên để tối ưu hóa phần mềm bán hàng online tốt nhất.
Xem thêm: Phần mềm bán hàng TPos: Giải pháp bứt phá doanh số hiệu quả cho Shop Online
2. Các tính năng của KiotViet
Phần mềm KiotViet được thiết kế với một loạt các tính năng chuyên sâu, giải quyết gần như mọi vấn đề phát sinh trong quy trình vận hành phức tạp của một shop online.
2.1. Quản lý hàng hóa và sản phẩm không giới hạn thuộc tính
Quản lý hàng hóa là tính năng nền tảng và là một trong những điểm mạnh cốt lõi của KiotViet. Phần mềm này phân loại hàng hóa rất chi tiết, giúp Shop Online dễ dàng kiểm soát tài sản của mình.
2.1.1. KiotViet chia sản phẩm thành bốn nhóm cơ bản:
– Hàng hóa thường: Loại hàng hóa phổ biến nhất đối với shop online, được quản lý tồn kho chặt chẽ.
– Hàng hóa dịch vụ: Dành cho những mặt hàng không cần quản lý tồn kho vật lý, ví dụ như dịch vụ tư vấn, phí giao hàng nội bộ, hoặc phần mềm.
– Hàng hóa theo Series: Dành cho các sản phẩm giá trị cao như điện thoại, máy tính, cần quản lý từng đơn vị sản phẩm riêng biệt bằng số series.
– Combo đóng gói: Khi bán một combo sản phẩm (ví dụ: bộ quà tặng, set trang phục), phần mềm sẽ tự động trừ tồn kho của tất cả các sản phẩm thành phần bên trong.
Việc thiết lập sản phẩm trong KiotViet cũng rất toàn diện. Mỗi sản phẩm được gán một Mã hàng (quản lý nội bộ) hoặc Mã vạch (dùng để quét khi bán hàng trực tiếp). Đặc biệt, KiotViet cho phép chủ shop phân loại hàng hóa theo cấu trúc ba tầng (ông nội, cha, con), giúp việc tìm kiếm và lọc báo cáo trở nên linh hoạt và chính xác hơn rất nhiều.
2.1.2. Quản lý Giá và Thuộc tính
Để tối ưu hóa lợi nhuận, KiotViet hỗ trợ quản lý chi tiết:
– Giá vốn: Đây là dữ liệu bắt buộc phải nhập để phần mềm có thể tính toán chính xác lợi nhuận gộp và giá trị tồn kho cuối kỳ.
– Đa dạng Bảng giá: Chủ shop có thể thiết lập nhiều mức giá khác nhau (ví dụ: giá bán lẻ, giá đại lý Đà Nẵng, giá sỉ Hà Nội) và áp dụng linh hoạt trong quá trình bán hàng.
Hơn nữa, KiotViet hỗ trợ quản lý hàng hóa theo thuộc tính như màu sắc, kích cỡ, và số lượng. Tính năng này đặc biệt quan trọng với các shop thời trang, giúp việc quản lý SKU (Stock Keeping Unit) trở nên đơn giản và hiệu quả hơn.
Đối với các shop tạp hóa, phần mềm cũng cho phép quản lý theo đơn vị tính như lốc, thùng, hoặc cái, đảm bảo sự linh hoạt trong quản lý đa dạng ngành hàng.
2.1.3. Định mức Tồn kho Tối thiểu
Một trong những điểm ưu việt của phần mềm KiotViet là khả năng cảnh báo sớm tình trạng tồn kho. Chủ shop có thể thiết lập một Định mức tồn tối thiểu (ví dụ: 12 sản phẩm). Khi số lượng hàng hóa trong kho giảm xuống dưới mức này, phần mềm sẽ tự động cảnh báo, giúp chủ shop chủ động lên kế hoạch nhập hàng kịp thời, tránh tình trạng hết hàng đột ngột, làm giảm doanh số bán hàng online.
2.2. Kiểm soát tồn kho và luân chuyển hàng hóa
Kiểm soát tồn kho chính là chìa khóa để Shop Online tối ưu chi phí vận hành, giảm thiểu rủi ro chôn vốn và thất thoát.
2.2.1. Quy trình Nhập hàng Chuẩn hóa
Việc nhập hàng được KiotViet chuẩn hóa qua hai bước chính, giúp kiểm soát tốt hơn nguồn hàng và công nợ:
– Phiếu Đặt hàng nhập: Chủ shop có thể tạo trước phiếu đặt hàng để lên kế hoạch nhập, sau đó chụp lại gửi cho nhà cung cấp để họ soạn hàng.
– Phiếu Nhập hàng: Khi hàng về, việc tạo Phiếu Nhập hàng sẽ tự động tăng số lượng tồn kho trong hệ thống. Đáng chú ý, nếu chưa thanh toán, phiếu nhập sẽ tự động ghi nhận công nợ đối với nhà cung cấp đó, giúp quản lý công nợ đầu vào một cách chính xác.
2.2.2. Theo dõi Tồn kho Chuyên sâu
Để đảm bảo tính chính xác cao, KiotViet cung cấp các công cụ theo dõi chuyên sâu:
– Thẻ kho: Cho phép người dùng xem lịch sử chi tiết của từng sản phẩm, bao gồm các lần nhập hàng, xuất hàng, giá giao dịch tại thời điểm đó, và thông tin người bán/người nhập. Sự minh bạch này là cực kỳ quan trọng để truy vết khi có sai sót.
– Báo cáo Xuất Nhập Tồn: Đây là báo cáo bắt buộc phải có của mọi phần mềm quản lý KiotViet. Báo cáo này liệt kê số lượng tồn đầu kỳ, số lượng nhập/xuất trong kỳ, và số lượng tồn cuối kỳ theo khoảng thời gian được chọn.
Một chức năng độc đáo giúp tối ưu hóa vốn là Dự kiến Tồn kho. Dựa trên tốc độ bán hàng lịch sử, phần mềm sẽ đưa ra dự đoán về khoảng thời gian mà hàng hóa đó sẽ hết sạch.
2.2.3. Quản lý Vật lý và Luân chuyển Nội bộ
KiotViet còn hỗ trợ các quy trình quản lý vật lý:
– Kiểm kho: Giúp chủ shop đối chiếu số lượng thực tế với dữ liệu phần mềm để tìm ra sự chênh lệch. Việc phân tích lý do chênh lệch là cần thiết để cải thiện quy trình vận hành và ngăn chặn thất thoát hàng hóa.
– Chuyển hàng: Nếu shop có nhiều chi nhánh (nhiều kho), chức năng này giúp chuyển hàng giữa các kho, tự động trừ tồn kho đi và tăng tồn kho ở kho nhận lên.
– Xuất hủy/Trả hàng Nhà cung cấp: Dễ dàng thực hiện các thao tác xuất hủy hàng lỗi, hàng hỏng hoặc trả lại hàng cho nhà cung cấp, đảm bảo giá vốn và tồn kho luôn được cập nhật chính xác.
2.3. Quản lý bán hàng và quy trình đổi trả
Shop Online ngày nay hoạt động đa kênh, đòi hỏi quy trình bán hàng phải nhanh chóng, linh hoạt và đồng bộ.
2.3.1. Quy trình Bán hàng Đa kênh Tối ưu
KiotViet cho phép tạo Phiếu đặt hàng (giữ hàng, chưa trừ tồn) hoặc xử lý bán trực tiếp.
– Màn hình Bán hàng Đa nhiệm: Phần mềm hỗ trợ làm việc trên nhiều tab bán hàng cùng lúc (tối đa 15 Tab). Khi đang thao tác với khách hàng này, nhân viên có thể chuyển sang Tab khác để xử lý một khách hàng khác mà không bị gián đoạn.
– Tích hợp Bán giao hàng/COD: Chủ shop có thể tạo phiếu giao hàng ngay trên KiotViet, điền thông tin khách hàng, trọng lượng và chọn đối tác vận chuyển.
– Cảnh báo Rủi ro: Một tính năng bảo vệ lợi nhuận quan trọng là Cảnh báo giá vốn. Nếu nhân viên vô tình nhập giá bán thấp hơn giá vốn, hệ thống sẽ cảnh báo ngay lập tức, ngăn chặn tình trạng bán lỗ.
2.3.2. Quản lý Tài chính và Công nợ Linh hoạt
KiotViet hỗ trợ tất cả các hình thức thanh toán phổ biến hiện nay: tiền mặt, chuyển khoản (có tính năng QR Code cho giao dịch nhanh), thẻ ngân hàng, và ví điện tử.
Đặc biệt, hệ thống xử lý công nợ rất tốt. Khi khách hàng mua nợ (số tiền thanh toán bằng 0), phần mềm sẽ tự động ghi nhận Công nợ Khách hàng. Chủ shop có thể lọc danh sách khách hàng đang nợ, xem lịch sử mua hàng, và tìm ngày giao dịch cuối cùng để có kế hoạch thu hồi công nợ hiệu quả, giúp dòng tiền luân chuyển tốt.
2.3.3. Quy trình Trả hàng và Đổi trả Tiêu chuẩn
Để giữ chân khách hàng và tạo sự tin cậy, quy trình đổi trả phải rõ ràng và dễ thực hiện. KiotViet cung cấp chức năng Trả hàng cho phép shop thiết lập thời gian được phép trả (ví dụ: 15 ngày).
Chức năng Trả nhanh giúp nhân viên tùy chỉnh số lượng hàng trả, và hệ thống sẽ tự động trừ công nợ của khách hàng hoặc hoàn tiền tương ứng.
2.3.4. Quản lý Đơn hàng Sàn Thương mại Điện tử (TMĐT)
Đối với các shop online đa kênh, việc đồng bộ đơn hàng là không thể thiếu. KiotViet liên kết với các sàn lớn như Shopee, TikTok Shop, Lazada, Tiki, và Sendo.
– Đồng bộ: Đơn hàng phát sinh trên sàn sẽ tự động đẩy về KiotViet.
– Trừ Tồn kho Tự động: Khi chủ shop xác nhận đơn hàng trên KiotViet, phần mềm sẽ tự động trừ tồn kho trên hệ thống mà không cần phải trừ thủ công. Điều này giải quyết bài toán lớn về sai lệch tồn kho khi bán hàng trên nhiều kênh.
– Đối soát và Phí Sàn: KiotViet có khả năng kiểm soát Đối soát Giao hàng và phí sàn TMĐT chi tiết. Shop có thể xem từng đơn hàng bị trừ phí bao nhiêu, tình trạng đối soát với sàn như thế nào, và lập phiếu thu/chi ngay trên phần mềm để ghi nhận doanh thu thực tế.
3. Điểm mạnh của KiotViet dành cho Shop Online
Sau khi xem xét các tính năng chi tiết, chúng ta có thể tổng kết những lợi thế lớn mà KiotViet mang lại cho Shop Online.
3.1. Hệ thống Báo cáo Cực kỳ Chi tiết (Tối ưu hóa Quyết định)
Đây là một trong những điểm mạnh được đánh giá cao nhất của KiotViet, đặc biệt quan trọng để đạt được các tiêu chuẩn E-E-A-T (Expertise, Experience, Authoritativeness, Trustworthiness) trong kinh doanh.
– Báo cáo Bán hàng Toàn diện: Cung cấp báo cáo cuối ngày, doanh thu, lợi nhuận, báo cáo hàng hóa (xuất nhập tồn), báo cáo nhân viên, và báo cáo công nợ. Chủ shop có thể xem số liệu theo từng chi nhánh, nhân viên, hoặc kênh bán hàng.
– Báo cáo Tài chính (P&L): Báo cáo này tổng hợp kết quả kinh doanh, liệt kê chi phí, doanh thu và lợi nhuận gộp theo tháng. Dữ liệu này giúp chủ shop thấy rõ sự thay đổi và hiệu suất kinh doanh qua các kỳ, là cơ sở để hoạch định chiến lược chi phí.
– Phân tích Hoạt động Kinh doanh Thông minh: Tính năng phân tích nâng cao này giúp người dùng nhìn sâu hơn vào dữ liệu doanh thu, giá vốn và lợi nhuận, từ đó đưa ra những điều chỉnh chiến lược kịp thời, hiệu quả hơn.
3.2. Công cụ Quản lý Vận hành Nội bộ Hiệu quả
– Quản lý Quỹ và Dòng tiền: Phần mềm giúp chủ shop theo dõi tất cả các khoản thu chi, phân loại chi phí (lương nhân viên, tiền hàng, hoa hồng), và theo dõi tổng quỹ tiền mặt, ngân hàng, ví điện tử. Điều này giúp kiểm soát chặt chẽ dòng tiền và tránh thất thoát.
– Phân quyền và Tính Lương Tự động: KiotViet cho phép phân quyền chi tiết cho từng nhân viên theo chi nhánh và theo chức năng (ví dụ: không cho nhân viên bán hàng xem giá vốn). Đồng thời, tính năng chấm công và tính lương tự động dựa trên doanh thu thực tế của nhân viên giúp giảm thiểu công việc hành chính cuối tháng.
– Giải pháp Website Bán hàng Tích hợp: KiotViet cung cấp khả năng tạo website bán hàng nhanh chóng bằng các template có sẵn. Các đơn hàng từ website này sẽ tự động đẩy về phần mềm, giúp shop online tiết kiệm chi phí lớn cho việc thiết kế và bảo trì website độc lập, đồng thời tập trung dữ liệu khách hàng.
4. Nhược điểm cần cân nhắc khi dùng KiotViet
Mặc dù KiotViet là một giải pháp quản lý bán hàng mạnh mẽ, nhưng vẫn có những hạn chế mà các chủ shop online cần xem xét kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.
4.1. Sự Phức tạp về Chức năng
KiotViet là một phần mềm đóng gói, được thiết kế để phục vụ cho một cộng đồng cửa hàng và ngành hàng vô cùng đa dạng (từ thời trang, tạp hóa, điện máy đến nhà thuốc). Do đó, phần mềm chứa một lượng lớn các tính năng.
Quá tải thông tin: Đối với một shop online quy mô nhỏ hoặc mới thành lập, việc phải làm quen và điều hướng qua hàng loạt chức năng không cần thiết có thể gây bối rối và tốn thời gian. Chủ shop cần phải lọc ra những tính năng cốt lõi cần dùng (như quản lý tồn kho, bán hàng online) và bỏ qua những phần còn lại để tối ưu hóa hiệu suất sử dụng.
4.2. Hạn chế trong Tương tác Khách hàng Đa kênh
Trong lĩnh vực bán hàng online, việc tương tác và chốt đơn qua các kênh mạng xã hội (như Facebook, Instagram) là rất quan trọng.
Tính năng Chat Tổng hợp: KiotViet có tính năng tổng hợp các cuộc trò chuyện từ các kênh về một nơi. Tuy nhiên, theo đánh giá thực tế của người dùng, tính năng này chưa thực sự tối ưu. Phần mềm chưa phân loại rõ ràng cuộc trò chuyện của từng kênh, và khi muốn xem chi tiết một trang, người dùng vẫn phải chuyển qua từng trang riêng biệt. Sự bất tiện này có thể làm giảm hiệu quả chốt đơn và chăm sóc khách hàng trên mạng xã hội, một kênh bán hàng chủ lực của Shop Online hiện đại.
Các thông tin trong bài viết được tổng hợp từ video “Demo giới thiệu toàn bộ chức năng phần mềm KiotViet, Review Kiotviet | Quản Pos”
Đăng kí dịch vụ SuperShip tại đây
Ở trên là những thông tin SuperShip cung cấp về Dịch vụ Fulfillment là gì? Top 5 đơn vị cung cấp dịch vụ Fulfillment uy tín năm 2025. Hi vọng nội dung trên sẽ đáp ứng được nhu cầu đang tìm kiếm của bạn.
Theo dõi các kênh khác của SuperShip để cập nhật các thông tin mới nhất nhé:
Facebook SuperShip: https://www.facebook.com/supership.vn
Facebook SuperAi: https://www.facebook.com/superai.vn
