Tầm quan trọng của hóa đơn vận chuyển và các lưu ý từ SuperShip

Hóa đơn vận chuyển không chỉ là một tờ giấy thông thường, mà còn là chứng từ kế toán quan trọng giúp các shop online quản lý chi phí, tối ưu lợi nhuận và tuân thủ các quy định về thuế. Bài viết này sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện về hóa đơn vận chuyển hợp lệ, cách hạch toán và những lợi ích đặc biệt khi sử dụng dịch vụ của SuperShip.

 

1. Hóa đơn vận chuyển là gì? Tại sao lại quan trọng?

1.1 Hóa đơn vận chuyển là gì?

Nhiều chủ shop online thường nghĩ rằng hóa đơn vận chuyển là tờ giấy đơn giản ghi lại chi phí ship hàng. Tuy nhiên, theo quy định của pháp luật, hóa đơn cước vận chuyển là một loại hóa đơn tài chính, do các đơn vị vận chuyển như SuperShip phát hành. 

Trên đó ghi rõ các thông tin cần thiết như tên đơn vị cung cấp dịch vụ, mã số thuế, thông tin người mua, chi tiết dịch vụ, tổng cước phí và thuế GTGT (nếu có).

Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết quy định về xuất hóa đơn vận chuyển cho chủ Shop Online

1.2 Vai trò của hóa đơn vận chuyển

Đối với một shop online, việc quản lý chi phí là yếu tố sống còn để tối ưu lợi nhuận và  đóng vai trò then chốt trong việc này.

Chứng từ hợp lệ để hạch toán chi phí và khấu trừ thuế: Đây là vai trò quan trọng nhất. Khi shop online của bạn phát sinh chi phí vận chuyển, bạn cần có hóa đơn vận chuyển hợp lệ để chứng minh khoản chi phí đó là có thật. 

Công cụ quản lý và kiểm soát chi phí: Dựa vào các hóa đơn cước vận chuyển định kỳ từ SuperShip, bạn có thể dễ dàng theo dõi và kiểm soát tổng chi phí vận chuyển hàng tháng, hàng quý. 

Cơ sở pháp lý vững chắc: Hóa đơn vận chuyển là bằng chứng pháp lý chứng minh bạn đã sử dụng dịch vụ vận tải của một đơn vị hợp pháp. Trong trường hợp có tranh chấp hoặc khi làm việc với cơ quan thuế, hóa đơn này là căn cứ để bảo vệ quyền lợi của bạn.

 

2. Phân biệt hóa đơn cước vận chuyển và phiếu gửi hàng

Nhiều chủ shop online thường nhầm lẫn giữa hóa đơn cước vận chuyển và phiếu gửi hàng, dẫn đến những sai sót không đáng có khi hạch toán.

2.1 Hóa đơn cước vận chuyển

Đây là chứng từ tài chính có giá trị pháp lý cao nhất, được sử dụng để kê khai thuế và chứng minh chi phí. Hóa đơn này chỉ được xuất khi bạn đã hoàn thành việc thanh toán cước phí cho SuperShip hoặc vào cuối kỳ đối soát, theo đúng quy định của Bộ Tài chính.

2.2 Phiếu gửi hàng (bill gửi hàng)

Phiếu gửi hàng là một chứng từ nghiệp vụ, được tạo ra ngay khi bạn tạo đơn hàng trên hệ thống của SuperShip. Nó chứa các thông tin cơ bản về bưu gửi như mã đơn hàng, thông tin người gửi/người nhận, loại hàng, cước phí tạm tính, và là căn cứ để shipper đến lấy hàng. 

Phiếu gửi hàng có vai trò như một giấy biên nhận, giúp bạn và khách hàng có thể tra cứu trạng thái đơn hàng.

2.3 Tại sao không thể dùng phiếu gửi hàng thay thế hóa đơn?

Như đã phân tích ở trên, phiếu gửi hàng chỉ là một chứng từ nghiệp vụ nội bộ, không có giá trị pháp lý để làm chứng từ kế toán. Nó không đáp ứng các tiêu chí của một hóa đơn tài chính hợp lệ (thiếu thông tin về thuế, không có chữ ký số,…).

Nếu bạn chỉ giữ lại phiếu gửi hàng mà không có hóa đơn cước vận chuyển, khoản chi phí đó sẽ không được cơ quan thuế công nhận khi quyết toán, dẫn đến việc doanh nghiệp phải chịu thuế cao hơn mức đáng lẽ phải đóng.

 

3. Hóa đơn vận chuyển từ SuperShip

3.1 Hóa đơn của SuperShip có hợp lệ để kê khai thuế không?

Hoàn toàn hợp lệ. Hóa đơn do SuperShip phát hành là loại hóa đơn tài chính được cấp phép, có đầy đủ các thông tin cần thiết và chữ ký số. Do đó, bạn có thể an tâm sử dụng để kê khai thuế, khấu trừ thuế và làm chứng từ hạch toán chi phí.

3.2 Các lỗi thường gặp khi yêu cầu hóa đơn và cách xử lý

Sai thông tin người mua: Lỗi này rất phổ biến. Khi yêu cầu, hãy kiểm tra kỹ tên và mã số thuế của shop bạn. Nếu có sai sót, hãy liên hệ ngay với SuperShip để được hỗ trợ điều chỉnh.

Yêu cầu không đúng kỳ: Một số chủ shop yêu cầu hóa đơn không đúng kỳ đối soát đã thanh toán. Hãy kiểm tra lại lịch sử thanh toán để yêu cầu chính xác.

 

4. Dịch vụ tư vấn thuế miễn phí từ SuperShip 

SuperShip hiểu rằng không phải chủ shop online nào cũng có đủ kiến thức chuyên sâu về kế toán và thuế. Vì vậy, SuperShip đã triển khai chương trình tư vấn thuế miễn phí, nhằm hỗ trợ tối đa cho các đối tác của mình.

– Tối ưu chi phí: Các chuyên gia sẽ giúp bạn hiểu rõ cách hạch toán chi phí vận chuyển một cách hợp lệ, giúp tối ưu hóa chi phí và giảm thuế phải đóng.

– An tâm kinh doanh: Bạn sẽ được tư vấn về các quy định mới nhất, giúp shop của bạn tuân thủ pháp luật và giảm thiểu rủi ro bị truy thu thuế.

– Giải đáp thắc mắc: Bất kỳ câu hỏi nào về hóa đơn vận chuyển, kê khai thuế hay các vấn đề tài chính khác liên quan, đội ngũ chuyên gia của SuperShip sẽ hỗ trợ giải đáp tận tình.

Xem thêm: TƯ VẤN THUẾ MIỄN PHÍ & ƯU ĐÃI ĐỘC QUYỀN

Để tham gia chương trình, bạn chỉ cần liên hệ với đội ngũ chăm sóc khách hàng của SuperShip qua các kênh hỗ trợ chính thức. Cung cấp thông tin cơ bản về shop và vấn đề bạn đang gặp phải, SuperShip sẽ sắp xếp buổi tư vấn phù hợp.

Đăng kí dịch vụ SuperShip tại đây

Hi vọng nội dung trên sẽ đáp ứng được nhu cầu đang tìm kiếm của bạn.

Theo dõi các kênh khác của SuperShip để cập nhật các thông tin mới nhất nhé:

Facebook SuperShip: https://www.facebook.com/supership.vn

Facebook SuperAi: https://www.facebook.com/superai.vn