Hướng dẫn chi tiết quy định về xuất hóa đơn vận chuyển cho chủ Shop Online
Nắm vững quy định về xuất hóa đơn vận chuyển là chìa khóa để chủ shop online tối ưu chi phí và minh bạch tài chính. Bài viết này từ SuperShip sẽ giúp bạn hiểu rõ định nghĩa, lợi ích, các quy định và hướng dẫn chi tiết về hóa đơn vận chuyển theo luật thuế mới nhất năm 2025.
1. Hóa đơn vận chuyển là gì? Tại sao chủ shop cần quan tâm?
1.1. Định nghĩa hóa đơn vận chuyển
Hóa đơn vận chuyển hay còn gọi là hóa đơn cước vận chuyển hoặc hóa đơn dịch vụ vận chuyển, là một loại chứng từ do đơn vị cung cấp dịch vụ vận tải phát hành. Chứng từ này ghi nhận giá trị dịch vụ vận chuyển hàng hóa từ một địa điểm đến một địa điểm khác theo yêu cầu của người thuê dịch vụ (chủ shop online).
Về bản chất, hóa đơn vận chuyển cũng tuân thủ các quy định chung của hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), bao gồm các thông tin về tên, địa chỉ, mã số thuế của bên cung cấp và bên sử dụng dịch vụ, cùng với chi tiết về dịch vụ và tổng số tiền thanh toán.
Việc nắm rõ quy định xuất hóa đơn cước vận chuyển là vô cùng quan trọng đối với các chủ shop. Hóa đơn không chỉ là một bằng chứng pháp lý mà còn là công cụ quản lý tài chính hiệu quả. Đặc biệt từ năm 2026, với những thay đổi về luật thuế, việc sử dụng hóa đơn điện tử trở nên bắt buộc và chặt chẽ hơn, đòi hỏi các chủ shop cần cập nhật kiến thức liên tục để tuân thủ đúng quy định.
1.2. 3 lợi ích quan trọng của hóa đơn vận chuyển với người bán hàng online
Việc nhận và lưu trữ hóa đơn vận chuyển hàng hóa mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho các chủ shop, giúp họ không chỉ tuân thủ pháp luật mà còn tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.
Minh bạch tài chính, dễ dàng quản lý chi phí: Hóa đơn vận chuyển là bằng chứng rõ ràng về chi phí logistics. Nhờ đó, bạn có thể dễ dàng đối soát, kiểm tra và hạch toán chi phí vận chuyển một cách chính xác.
Hợp pháp hóa chi phí, khấu trừ thuế GTGT: Theo quy định của pháp luật, chi phí vận chuyển là một khoản chi phí hợp lý được tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh. Việc có hóa đơn GTGT dịch vụ vận chuyển giúp bạn hợp pháp hóa khoản chi phí này và được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, từ đó giảm đáng kể số thuế phải nộp.
Cơ sở để giải quyết tranh chấp: Trong trường hợp xảy ra các vấn đề như mất mát hàng hóa, hư hỏng hoặc sai sót trong quá trình vận chuyển, hóa đơn dịch vụ vận chuyển đóng vai trò là một chứng cứ pháp lý quan trọng.
2. Các quy định cần nắm rõ khi xuất hóa đơn vận chuyển theo luật thuế 2025
Để đảm bảo hóa đơn hợp lệ và tuân thủ pháp luật, chủ shop cần nắm rõ những quy định xuất hóa đơn mới nhất từ năm 2025, đặc biệt là theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC.
2.1. Thời điểm xuất hóa đơn dịch vụ vận chuyển
Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/6/2025, thời điểm xuất hóa đơn đối với dịch vụ vận chuyển là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
Tuy nhiên, nếu người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các đơn vị vận chuyển có chính sách thu COD hoặc thanh toán trả trước.
Xem thêm: TƯ VẤN THUẾ MIỄN PHÍ & ƯU ĐÃI ĐỘC QUYỀN
2.2. Những thông tin bắt buộc phải có trên hóa đơn
Một hóa đơn vận chuyển hàng hóa hợp lệ phải có đầy đủ các thông tin sau:
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán (đơn vị vận chuyển) và người mua (chủ shop).
Tên hàng hóa, dịch vụ: Cước phí vận chuyển.
Theo quy định mới, hóa đơn dịch vụ vận tải phải ghi chi tiết biển số xe và hành trình vận chuyển (điểm đi – điểm đến). Nếu giao dịch qua nền tảng thương mại điện tử, hóa đơn phải thể hiện cả tên hàng hóa, thông tin người gửi (tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh).
Đơn vị tính: Chuyến, kiện, đơn hàng…
Số lượng, đơn giá, thành tiền chưa thuế.
Thuế suất, tiền thuế GTGT.
Tổng số tiền thanh toán (bao gồm VAT).
Chữ ký số của người bán và người mua (đối với hóa đơn điện tử).
2.3. Phân biệt hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy
Từ năm 2025, việc sử dụng hóa đơn điện tử dịch vụ vận chuyển không còn là lựa chọn mà trở thành nghĩa vụ bắt buộc với các hộ kinh doanh và doanh nghiệp.
Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC đã mở rộng đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, đặc biệt là các ngành nghề kinh doanh bán lẻ, dịch vụ tiêu dùng trực tiếp, trong đó có dịch vụ vận tải. Điều này nhằm minh bạch hóa dữ liệu, giúp cơ quan thuế quản lý hiệu quả hơn.
3. Hướng dẫn các bước lập hóa đơn vận chuyển nhanh chóng cho shop online
Việc lập hóa đơn vận chuyển tưởng chừng phức tạp nhưng sẽ trở nên đơn giản nếu bạn nắm vững quy trình cơ bản.
3.1. Chuẩn bị thông tin cần thiết
Để hướng dẫn xuất hóa đơn vận chuyển một cách chính xác, bước đầu tiên là chuẩn bị đầy đủ thông tin. Bạn cần cung cấp các thông tin chính xác về doanh nghiệp của mình cho đơn vị vận chuyển, bao gồm:
Tên doanh nghiệp/hộ kinh doanh.
Địa chỉ trụ sở chính.
Mã số thuế (hoặc số định danh cá nhân, vì từ 01/7/2025, số định danh cá nhân sẽ thay thế mã số thuế cá nhân trong nhiều trường hợp).
Thông tin người đại diện.
3.2. Lỗi thường gặp và cách khắc phục khi xuất hóa đơn
Một số lỗi phổ biến khi xuất hóa đơn cước vận chuyển bao gồm:
Sai thông tin: Lỗi này thường do nhập sai mã số thuế, địa chỉ hoặc thiếu các thông tin bắt buộc như biển số xe, hành trình vận chuyển theo quy định mới. Để khắc phục, bạn cần liên hệ ngay với đơn vị vận chuyển để điều chỉnh lại hóa đơn.
Thiếu thông tin: Thiếu các thông tin bắt buộc trên hóa đơn sẽ khiến hóa đơn không hợp lệ và không được khấu trừ thuế. Hãy kiểm tra kỹ lưỡng trước khi lưu trữ. Việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử có kết nối với cơ quan thuế sẽ giúp bạn hạn chế tối đa các lỗi này.
4. SuperShip hỗ trợ gì để việc lập hóa đơn trở nên dễ dàng hơn?
Hiểu được những khó khăn của chủ shop trong việc quản lý tài chính và hóa đơn, SuperShip đã xây dựng hệ thống và quy trình hỗ trợ tối ưu, giúp bạn tuân thủ các quy định về xuất hóa đơn vận chuyển một cách hiệu quả nhất.
4.1. Tối ưu quy trình đối soát giúp chủ shop dễ dàng tổng hợp dữ liệu
SuperShip cung cấp hệ thống đối soát tự động và minh bạch. Mọi thông tin về đơn hàng, cước phí, và tiền thu hộ (COD) đều được cập nhật theo thời gian thực trên hệ thống.
Điều này giúp chủ shop dễ dàng tổng hợp dữ liệu, làm căn cứ để yêu cầu xuất hóa đơn tổng hợp theo kỳ. Nhờ đó, việc quản lý quy định về xuất hóa đơn trở nên đơn giản và chính xác hơn bao giờ hết, đặc biệt khi các quy định mới yêu cầu tính minh bạch cao.
4.2. Tư vấn và hỗ trợ khách hàng về vấn đề hóa đơn
Đội ngũ chuyên viên của SuperShip luôn sẵn sàng hỗ trợ và tư vấn cho các chủ shop về các quy định xuất hóa đơn, đặc biệt là các vấn đề liên quan đến hóa đơn vận chuyển theo luật thuế mới.
Khi có bất kỳ thắc mắc nào, bạn chỉ cần liên hệ, đội ngũ SuperShip sẽ giải đáp và hướng dẫn chi tiết, giúp bạn tuân thủ đúng pháp luật và tối ưu hóa lợi ích tài chính.
5. Giải đáp các câu hỏi thường gặp về hóa đơn cước vận chuyển
5.1. Chi phí vận chuyển có được khấu trừ thuế GTGT không?
Câu trả lời là CÓ. Chi phí vận chuyển là một khoản chi phí dịch vụ. Nếu hóa đơn được xuất hợp lệ và đáp ứng đủ các điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo quy định, chi phí này hoàn toàn được khấu trừ.
Tuy nhiên, theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/7/2025, một số trường hợp giao dịch có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế GTGT.
5.2. Có bắt buộc phải xuất hóa đơn cho cước vận chuyển nhỏ lẻ không?
Theo quy định cũ, đối với các giao dịch có giá trị dưới 200.000 VNĐ, không bắt buộc phải xuất hóa đơn. Tuy nhiên, nếu người mua yêu cầu, người bán vẫn phải xuất hóa đơn dịch vụ vận chuyển theo quy định.
Đăng kí dịch vụ SuperShip tại đây
Ở trên là những thông tin SuperShip cung cấp về Hướng dẫn chi tiết quy định về xuất hóa đơn vận chuyển cho chủ Shop Online. Hi vọng nội dung trên sẽ đáp ứng được nhu cầu đang tìm kiếm của bạn.
Theo dõi các kênh khác của SuperShip để cập nhật các thông tin mới nhất nhé:
Facebook SuperShip: https://www.facebook.com/supership.vn
Facebook SuperAi: https://www.facebook.com/superai.vn
