Quản lý hàng tồn kho là gì? Các cách quản lý hiệu quả dành cho chủ shop
Quản lý hàng tồn kho hiệu quả giúp shop tiết kiệm chi phí, tránh thiếu hàng, dư hàng và nâng cao trải nghiệm khách. Cùng SuperShip khám phá các phương pháp và công cụ quản lý tồn kho tối ưu cho chủ shop hiện đại.
1. Quản lý hàng tồn kho là gì?
Quản lý hàng tồn kho là quá trình giám sát, theo dõi và điều phối việc nhập kho, lưu trữ, và xuất kho của hàng hóa một cách tối ưu. Mục tiêu chính là cân bằng giữa việc có đủ hàng để phục vụ khách mà không bị dư thừa gây lãng phí, hoặc thiếu hụt gây mất đơn hàng.
Quản lý tồn kho không đơn giản là đếm số lượng hàng trong kho. Nó bao gồm nhiều yếu tố:
– Dự báo nhu cầu: Ước tính số lượng hàng cần bán trong thời gian tới.
– Theo dõi vòng quay hàng hóa: Hàng nào bán chạy, hàng nào tồn đọng lâu.
– Tối ưu vị trí lưu trữ: Sắp xếp kho để lấy hàng nhanh, chính xác.
– Tính toán chi phí lưu kho: Bao gồm tiền thuê mặt bằng, nhân sự, hao hụt…
– Quản lý nhiều kênh bán: Online, offline, các sàn TMĐT như Shopee, Tiki…
Xem thêm: Tổng quan về quy trình kiểm kê hàng tồn kho và những lưu ý cho chủ Shop
2. Tầm quan trọng của quản lý hàng tồn kho
Trong kinh doanh, nhất là bán lẻ và thương mại điện tử, hàng tồn kho là tài sản nhưng cũng có thể trở thành gánh nặng nếu không được quản lý tốt. Những lý do sau đây cho thấy vì sao quản lý tồn kho hiệu quả là điều sống còn:
– Tối ưu hóa chi phí: Tránh lãng phí do tồn kho quá nhiều (chi phí lưu trữ, đọng vốn, hư hỏng) và mất doanh thu do tồn kho quá ít (hết hàng, mất khách).
– Nâng cao hiệu quả hoạt động: Nắm rõ số lượng và vị trí hàng hóa giúp quy trình tìm kiếm, đóng gói và giao hàng diễn ra nhanh chóng, trôi chảy, từ đó tăng năng suất.
– Cải thiện dịch vụ khách hàng: Luôn có đủ hàng đáp ứng nhu cầu, tránh tình trạng “cháy hàng” hay giao chậm, giúp nâng cao sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng.
– Giảm thiểu rủi ro: Sớm nhận biết hàng cận date, tồn đọng lâu ngày, hoặc nguy cơ mất mát, từ đó có biện pháp xử lý kịp thời để giảm thiểu thiệt hại.
– Dự báo và lập kế hoạch tốt hơn: Dữ liệu tồn kho cung cấp cái nhìn sâu sắc về xu hướng thị trường, giúp bạn đưa ra các dự báo chính xác, lập kế hoạch nhập hàng và sản xuất hiệu quả.
– Tăng cường khả năng cạnh tranh: Doanh nghiệp kiểm soát tồn kho tốt có thể phản ứng nhanh hơn với thị trường, đa dạng hóa sản phẩm và duy trì giá cả cạnh tranh.
– Cải thiện dòng tiền: Tránh đọng vốn vào hàng tồn kho quá mức, giúp giải phóng nguồn vốn cho các hoạt động đầu tư khác, nâng cao sức khỏe tài chính.
3. Các phương pháp quản lý hàng tồn kho
Việc lựa chọn đúng phương pháp quản lý hàng tồn kho sẽ giúp chủ shop tiết kiệm chi phí, giảm rủi ro và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Dưới đây là 5 phương pháp phổ biến nhất:
3.1 Phương pháp FIFO (First In, First Out)
FIFO (Nhập trước – Xuất trước) là phương pháp phổ biến nhất hiện nay. Hàng hóa nào nhập kho trước sẽ được xuất bán trước. Phương pháp này phù hợp với những mặt hàng có hạn sử dụng như thực phẩm, mỹ phẩm, dược phẩm…
Ví dụ: Một shop mỹ phẩm bán son dưỡng nhập hàng đợt đầu vào tháng 1 và đợt hai vào tháng 3. Với FIFO, son tháng 1 sẽ được ưu tiên bán ra trước.
Ưu điểm:
– Giảm rủi ro hàng hết hạn, lỗi mốt
– Đảm bảo vòng quay hàng hóa đều đặn
– Phản ánh đúng giá vốn thực tế theo thời gian
3.2 Phương pháp LIFO (Last In, First Out)
LIFO (Nhập sau – Xuất trước) ưu tiên bán hàng mới nhập gần nhất. Phương pháp này phù hợp với ngành công nghiệp nặng, nguyên vật liệu thô hoặc các mặt hàng không có hạn sử dụng.
Ví dụ: Với các shop phụ tùng xe hoặc kim loại, giá thị trường biến động liên tục, LIFO giúp bán hàng theo giá mới nhất để đảm bảo lợi nhuận.
Ưu điểm:
– Phù hợp với ngành hàng có biến động giá
– Giúp kiểm soát giá vốn hiệu quả hơn
Lưu ý: LIFO không phù hợp với hàng hóa có hạn sử dụng ngắn.
3.3 Phương pháp JIT (Just In Time)
JIT (Nhập hàng đúng thời điểm cần) giúp doanh nghiệp giảm tối đa lượng tồn kho. Hàng hóa được nhập đúng lúc có đơn hoặc vừa đủ theo nhu cầu.
Ưu điểm:
– Giảm chi phí lưu kho
– Linh hoạt trong vận hành
Nhược điểm:
– Phụ thuộc vào nhà cung cấp, đơn vị vận chuyển
– Dễ gặp rủi ro thiếu hàng nếu chuỗi cung ứng bị gián đoạn
Ứng dụng: Với các shop bán sản phẩm thời trang theo trend, JIT giúp shop “bắt trend” nhanh mà không cần lưu kho nhiều.
3.4 Phương pháp ABC (phân loại theo giá trị hàng hóa)
Phương pháp ABC phân loại hàng hóa thành 3 nhóm:
– Nhóm A: Giá trị cao, bán chạy → Cần kiểm soát thường xuyên
– Nhóm B: Giá trị trung bình → Kiểm tra định kỳ
– Nhóm C: Giá trị thấp, bán chậm → Lưu kho lâu hơn
Lợi ích:
– Tập trung nguồn lực vào nhóm sản phẩm đem lại doanh thu chính
– Tối ưu tồn kho theo mức độ quan trọng
Ví dụ: Một shop điện thoại có thể xếp iPhone vào nhóm A, phụ kiện sạc cáp nhóm B, còn ốp lưng ít người mua vào nhóm C.
3.5 EOQ – Công thức tính lượng hàng tối ưu cần nhập
EOQ (Economic Order Quantity) là công thức tính toán số lượng hàng nên nhập trong mỗi đợt sao cho chi phí tổng (gồm chi phí đặt hàng và lưu kho) là thấp nhất.
Công thức:
Trong đó:
– D: Nhu cầu hàng năm của sản phẩm (đơn vị).
– S: Chi phí đặt hàng cho mỗi đơn hàng (chi phí thiết lập, chi phí vận chuyển…).
– H: Chi phí lưu giữ hàng tồn kho trên mỗi đơn vị mỗi năm (chi phí bảo quản, bảo hiểm, chi phí vốn…).
Ưu điểm:
– Giúp chủ shop đưa ra quyết định nhập hàng hợp lý
– Tránh nhập quá ít hoặc quá nhiều
– Áp dụng tốt với các shop có sản phẩm bán đều đặn theo mùa vụ
4. Công cụ và phần mềm hỗ trợ quản lý hàng tồn kho
Cùng với sự phát triển của công nghệ, các công cụ và phần mềm quản lý hàng tồn kho ngày càng trở nên linh hoạt, hiện đại và phù hợp với nhiều quy mô shop khác nhau. Dưới đây là các công cụ nên cân nhắc sử dụng:
4.1 Quản lý thủ công bằng Excel – phù hợp shop mới bắt đầu
Nếu bạn vừa chân ướt chân ráo bước vào kinh doanh hoặc chỉ có vài chục mặt hàng, Excel là người bạn đồng hành lý tưởng. Công cụ quen thuộc này cho phép bạn:
– Theo dõi cơ bản: Dễ dàng lập bảng biểu để ghi nhận số lượng hàng nhập, xuất và tồn kho.
– Chi phí thấp: Gần như miễn phí vì Excel thường có sẵn trên máy tính.
– Linh hoạt: Bạn có thể tùy chỉnh bảng tính theo nhu cầu riêng của mình.
Tuy nhiên, khi quy mô lớn dần, Excel sẽ bộc lộ nhược điểm: dễ sai sót do nhập liệu thủ công, khó quản lý dữ liệu lớn, và không có tính năng tự động hóa.
4.2 Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng (KiotViet, Sapo, Haravan…)
Khi công việc kinh doanh phát triển, các phần mềm quản lý bán hàng tích hợp tính năng kho là giải pháp tối ưu. Chúng mang lại nhiều lợi ích vượt trội:
– Quản lý toàn diện: Không chỉ tồn kho mà còn bao gồm bán hàng, khách hàng, doanh thu, công nợ… tất cả trong một hệ thống.
– Cập nhật tự động: Tồn kho sẽ tự động điều chỉnh ngay khi có đơn hàng nhập hoặc xuất, giúp bạn nắm bắt số liệu thời gian thực.
– Báo cáo chi tiết: Cung cấp cái nhìn sâu sắc về hiệu suất kinh doanh qua các báo cáo nhập, xuất, tồn, doanh thu.
– Quản lý đa kho: Dễ dàng theo dõi hàng hóa ở nhiều địa điểm hay chi nhánh khác nhau.
– Giảm thiểu lỗi: Tự động hóa giúp loại bỏ những sai sót của con người.
Dù có thể tốn một khoản phí duy trì, nhưng những lợi ích mà các phần mềm này mang lại sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa vận hành đáng kể.
Xem thêm: Top 18 phần mềm quản lý kho tốt nhất dành cho chủ shop năm 2025
4.3 Tích hợp phần mềm quản lý kho với đơn vị vận chuyển như SuperShip
Trong kỷ nguyên thương mại điện tử, việc tích hợp phần mềm quản lý kho với các đối tác vận chuyển như SuperShip là một bước đi chiến lược. Sự kết nối này giúp:
– Tạo đơn tự động: Thông tin đơn hàng từ hệ thống kho của bạn sẽ tự động chuyển sang hệ thống của SuperShip, loại bỏ việc nhập liệu thủ công.
– Đồng bộ trạng thái: Trạng thái giao hàng được cập nhật liên tục về hệ thống của bạn, giúp bạn nắm rõ hành trình của gói hàng và xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh.
– Tiết kiệm thời gian, giảm sai sót: Quy trình tạo đơn và theo dõi được tự động hóa hoàn toàn, giúp bạn tập trung vào kinh doanh.
– Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Giao nhận nhanh chóng và chính xác góp phần làm khách hàng hài lòng hơn.
SuperShip tự hào cung cấp API kết nối linh hoạt, giúp doanh nghiệp dễ dàng tích hợp và quản lý đơn hàng hiệu quả.
4.4 Tự động hóa quy trình nhập – xuất bằng mã vạch hoặc QR code
Để tăng tốc độ và độ chính xác trong các hoạt động nhập, xuất kho, việc áp dụng mã vạch (Barcode) hoặc mã QR (QR Code) là không thể thiếu:
– Quét nhanh, chính xác: Thay vì nhập liệu bằng tay, chỉ cần quét mã, mọi thông tin sản phẩm sẽ được ghi nhận tức thì, giảm thiểu tối đa sai sót.
– Kiểm kê dễ dàng: Quá trình kiểm kê kho bãi trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn rất nhiều.
– Theo dõi lịch sử chi tiết: Mỗi lần quét đều ghi lại dấu vết, giúp bạn dễ dàng truy xuất lịch sử di chuyển của từng mặt hàng.
Việc đầu tư ban đầu vào thiết bị quét và phần mềm hỗ trợ là cần thiết, nhưng hiệu quả lâu dài sẽ giúp tối ưu hóa đáng kể quy trình kho.
Xem thêm: Cách tạo mã QR, Top 5 trang web tạo mã QR miễn phí
4.5 Theo dõi tồn kho theo thời gian thực trên nhiều kênh bán hàng
Trong mô hình kinh doanh đa kênh (Omnichannel), việc đồng bộ tồn kho theo thời gian thực trên tất cả các kênh bán hàng là cực kỳ quan trọng:
– Ngăn chặn bán “ảo”: Đảm bảo khách hàng không thể đặt mua những sản phẩm đã hết hàng trên bất kỳ nền tảng nào (website, sàn thương mại điện tử, cửa hàng…).
– Cập nhật tự động: Khi có giao dịch xảy ra ở một kênh, số lượng tồn kho sẽ tự động điều chỉnh trên tất cả các kênh còn lại.
– Tối ưu hóa doanh thu: Không bỏ lỡ cơ hội bán hàng và luôn nắm bắt được tổng quan tồn kho trên mọi nền tảng từ một giao diện duy nhất.
– Nâng cao trải nghiệm: Khách hàng luôn nhận được thông tin chính xác và nhất quán về sản phẩm, bất kể họ mua sắm ở đâu.
Để làm được điều này, bạn cần một phần mềm quản lý có khả năng tích hợp đa kênh mạnh mẽ, đảm bảo thông tin luôn được đồng bộ và chính xác.
Đăng kí dịch vụ SuperShip tại đây
Ở trên là những thông tin SuperShip cung cấp về Quản lý hàng tồn kho là gì? Các cách quản lý hiệu quả dành cho chủ shop. Hi vọng nội dung trên sẽ đáp ứng được nhu cầu đang tìm kiếm của bạn.
Theo dõi các kênh khác của SuperShip để cập nhật các thông tin mới nhất nhé:
Facebook SuperShip: https://www.facebook.com/supership.vn
Facebook SuperAi: https://www.facebook.com/superai.vn
