Tổng quan về quy trình kiểm kê hàng tồn kho và những lưu ý cho chủ Shop

Trong lĩnh vực bán lẻ và thương mại điện tử, kiểm kê hàng tồn kho là một khâu không thể thiếu nếu bạn muốn đảm bảo vận hành trơn tru, tránh thất thoát và tối ưu hóa doanh thu. Bài viết này từ SuperShip sẽ giúp bạn hiểu rõ về quy trình kiểm kê, các phương pháp phổ biến hiện nay, cũng như những lưu ý quan trọng để kiểm kê hàng hóa hiệu quả nhất.

 

1. Kiểm kê hàng tồn kho là gì và vì sao cần thiết?

1.1 Định nghĩa kiểm kê hàng tồn kho

Kiểm kê hàng tồn kho là quá trình đếm, ghi nhận và đối chiếu thực tế lượng hàng hóa còn trong kho với số liệu trên hệ thống hoặc sổ sách kế toán. Đây là hoạt động nhằm xác định chính xác lượng hàng tồn thực tế, từ đó phát hiện chênh lệch, thất thoát hoặc sai sót trong quản lý kho.

1.2 Mục đích và vai trò trong vận hành kinh doanh

Kiểm kê không chỉ giúp doanh nghiệp nắm được tình hình hàng hóa, mà còn là công cụ quan trọng để:

– Hạn chế thất thoát do sai lệch, mất mát

– Xác định hiệu quả bán hàng

– Làm căn cứ quyết toán, báo cáo tài chính

– Ra quyết định nhập hàng, xả hàng hợp lý

Đặc biệt với chủ shop online, kiểm kê định kỳ giúp quản lý chặt chẽ hơn trong khi lượng đơn hàng lớn và thường xuyên biến động.

1.3 Các thời điểm nên kiểm kê: định kỳ, đột xuất, cuối kỳ

Tùy vào mô hình kinh doanh, bạn có thể lựa chọn thời điểm kiểm kê phù hợp:

– Kiểm kê định kỳ: Theo tuần, tháng, quý – phù hợp cho các shop có lượng hàng đều đặn.

– Kiểm kê đột xuất: Khi nghi ngờ thất thoát, sai lệch, hoặc sau một đợt khuyến mãi lớn.

– Kiểm kê cuối kỳ: Trước khi tổng kết năm tài chính, để đảm bảo số liệu chính xác.

1.4 Lợi ích khi kiểm kê thường xuyên và đúng cách

Một quy trình kiểm kê khoa học mang lại nhiều lợi ích:

– Tối ưu hóa tồn kho: tránh dư thừa, giảm chi phí lưu kho

– Cải thiện trải nghiệm khách hàng: luôn có hàng để giao đúng hẹn

– Dễ dàng lên kế hoạch marketing, nhập hàng

– Tăng độ tin cậy khi làm việc với đối tác, đơn vị vận chuyển như SuperShip

 

 

2. Các phương pháp kiểm kê hiệu quả

Việc lựa chọn phương pháp kiểm kê phù hợp đóng vai trò rất quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác, hiệu quả và tiết kiệm thời gian trong quản lý hàng hóa. Dưới đây là 5 phương pháp kiểm kê hàng tồn kho phổ biến hiện nay mà chủ shop có thể áp dụng tùy theo quy mô và nhu cầu kinh doanh của mình.

2.1 Kiểm kê thủ công (ghi sổ, đếm tay)

Đây là phương pháp kiểm kê truyền thống, phổ biến ở các cửa hàng nhỏ, mới khởi nghiệp hoặc chưa có điều kiện đầu tư công nghệ. Chủ shop sẽ trực tiếp kiểm tra từng loại hàng hóa trong kho, sau đó ghi chép lại số lượng vào sổ sách hoặc biểu mẫu giấy.

Cách thực hiện:

– Lập danh sách hàng hóa cần kiểm kê

– Đếm số lượng thực tế bằng mắt thường

– Ghi tay vào sổ hoặc bảng giấy

– Đối chiếu với số liệu sổ sách

Ưu điểm: Đơn giản, dễ thực hiện và hầu như không tốn chi phí ban đầu. Không cần sử dụng phần mềm hay thiết bị phức tạp.

Nhược điểm: Rất dễ xảy ra sai sót do yếu tố con người, như đếm nhầm, ghi thiếu hoặc trùng lặp số lượng. Ngoài ra, việc đối chiếu dữ liệu với sổ sách cũng mất thời gian, không phù hợp khi số lượng sản phẩm tăng lên hoặc cần kiểm kê nhanh và chính xác.

Phương pháp này không còn phù hợp khi shop bắt đầu phát triển, số lượng mặt hàng tăng và cần cập nhật số liệu nhanh chóng.

2.2 Kiểm kê bằng Excel và Google Sheets

Sử dụng bảng tính như Excel hoặc Google Sheets là một bước nâng cấp so với phương pháp thủ công, giúp chủ shop lưu trữ và phân tích dữ liệu tốt hơn. Đây là lựa chọn trung gian trước khi đầu tư vào phần mềm chuyên dụng.

Cách thực hiện:

– Tạo bảng tính với các cột: mã hàng, tên hàng, tồn kho hệ thống, tồn kho thực tế, chênh lệch

– Nhập dữ liệu thực tế khi kiểm kê

– Sử dụng công thức để tính toán chênh lệch tự động

– Lưu trữ và cập nhật thủ công

Ưu điểm: Miễn phí, dễ tùy chỉnh theo nhu cầu, cho phép tính toán tự động bằng công thức và dễ dàng chia sẻ giữa các nhân sự qua Google Drive.

Nhược điểm: Phụ thuộc hoàn toàn vào người nhập liệu, dễ dẫn đến sai sót nếu nhập nhầm hoặc thao tác sai công thức. Ngoài ra, dữ liệu không được tự động đồng bộ với hệ thống bán hàng hoặc đơn vị vận chuyển như SuperShip, gây mất thời gian đối chiếu.

Dù không phải là giải pháp hoàn hảo, nhưng đây là lựa chọn tốt cho những shop vừa và nhỏ muốn tiết kiệm chi phí nhưng vẫn kiểm kê chính xác hơn so với cách thủ công.

2.3 Sử dụng phần mềm quản lý kho

Khi quy mô kinh doanh mở rộng, số lượng hàng hóa và đơn hàng tăng lên, sử dụng phần mềm quản lý kho là giải pháp tối ưu cho việc kiểm kê hàng tồn kho. Phần mềm giúp đồng bộ dữ liệu tồn kho với đơn hàng, báo cáo, và hệ thống vận chuyển như SuperShip.

Một số phần mềm phổ biến tại Việt Nam: KiotViet, Sapo, Haravan, Nhanh.vn,…

Cách thực hiện:

– Tạo mã hàng hóa, số lượng tồn kho trên hệ thống

– Đối chiếu bằng máy quét hoặc nhập tay số lượng thực tế

– Phần mềm tự động tính toán chênh lệch, cảnh báo lỗi

Ưu điểm: Tự động hóa quy trình kiểm kê, hạn chế sai sót, tiết kiệm thời gian. Cho phép tạo báo cáo, lịch sử kiểm kê, phân tích chênh lệch và tích hợp đơn hàng – kho – vận chuyển, giúp kết nối dễ dàng với SuperShip hoặc các nền tảng logistics khác.

Nhược điểm: Chi phí sử dụng phần mềm (hằng tháng hoặc hằng năm), cần thời gian làm quen để sử dụng thành thạo. Shop cần đầu tư máy tính hoặc thiết bị di động có kết nối internet để vận hành hiệu quả.

Với các chủ shop chuyên nghiệp hoặc đang mở rộng kênh bán hàng (online, offline, sàn TMĐT), phần mềm quản lý kho là công cụ gần như bắt buộc để kiểm kê chính xác và hiệu quả.

Xem thêm: Top 18 phần mềm quản lý kho tốt nhất dành cho chủ shop năm 2025

2.4 Kiểm kê bằng mã vạch (Barcode, QR code, RFID)

Phương pháp này sử dụng thiết bị quét mã vạch hoặc QR code, kết hợp với phần mềm quản lý kho để kiểm kê hàng hóa nhanh chóng và chính xác. Công nghệ RFID còn tiên tiến hơn, giúp xác định vị trí hàng hóa trong kho không cần quét từng món.

Cách thực hiện:

– Mỗi sản phẩm có mã vạch riêng

– Dùng máy quét để đọc mã và cập nhật tồn kho

– Hệ thống tự ghi nhận số lượng, so sánh với dữ liệu cũ

Ưu điểm: Kiểm kê nhanh gấp nhiều lần so với đếm tay, hạn chế gần như hoàn toàn sai sót. Đặc biệt phù hợp cho shop có nhiều mã hàng, giúp tăng độ chuyên nghiệp và quản lý chính xác hơn. Dễ tích hợp với hệ thống bán hàng và vận chuyển, hỗ trợ đồng bộ tồn kho với SuperShip.

Nhược điểm: Chi phí đầu tư ban đầu khá cao cho máy quét, máy in mã vạch và chuẩn hóa dữ liệu sản phẩm. Cần thời gian để thiết lập và đào tạo nhân viên sử dụng công nghệ.

Tuy có chi phí ban đầu, nhưng với các shop có hàng trăm – hàng ngàn mã hàng, công nghệ mã vạch giúp tiết kiệm thời gian kiểm kê đến 70%, đồng thời nâng cao tính chuyên nghiệp và độ tin cậy.

Xem thêm: Top 8 phần mềm quét mã vạch uy tín dành cho điện thoại và PC

 

3. Quy trình kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả cho chủ shop

3.1 Chuẩn bị trước khi kiểm kê

Để quy trình kiểm kê diễn ra suôn sẻ, bạn nên:

– Phân công rõ ràng: Ai đếm, ai ghi chép, ai đối chiếu

– Dọn dẹp kho: Sắp xếp lại hàng hóa để dễ kiểm kê

–  In bảng kiểm kê: Danh sách hàng hóa, mã hàng, số lượng hệ thống để đối chiếu

3.2 Thực hiện kiểm kê thực tế

Bước chính trong quá trình kiểm kê bao gồm:

– Đếm số lượng thực tế từng mặt hàng

– Ghi nhận số liệu vào bảng kiểm kê

– Đối chiếu với số lượng trong hệ thống để xác định chênh lệch

3.3 Xử lý chênh lệch: nguyên nhân và hướng điều chỉnh

Sau khi có số liệu, bạn cần:

– Phân tích nguyên nhân: Hàng hỏng, mất mát, nhầm lẫn

– Cập nhật dữ liệu: Điều chỉnh hệ thống cho khớp thực tế

– Ghi chú lại: Để rút kinh nghiệm cho lần sau

3.4 Báo cáo và cập nhật dữ liệu tồn kho vào hệ thống

Cuối cùng, bạn lập báo cáo kiểm kê gồm:

– Danh sách chênh lệch

– Tổng kết tồn kho

– Kiến nghị hướng xử lý (ví dụ, hàng hỏng thì loại bỏ, thiếu thì nhập thêm)

Sau đó cập nhật số liệu mới lên hệ thống quản lý kho, đồng thời đồng bộ với đơn vị giao hàng như SuperShip để đảm bảo tồn kho thực tế trùng khớp khi xử lý đơn hàng.

 

4. Những lưu ý và giải pháp hỗ trợ kiểm kê hiệu quả

4.1 Tránh sai sót thường gặp khi kiểm kê

Một số lỗi phổ biến bạn nên tránh:

– Đếm nhầm, đếm thiếu hoặc đếm lặp

– Ghi sai mã sản phẩm

– Không cập nhật kịp số liệu mới

Mẹo: Kiểm kê theo nhóm, chéo nhau, và thực hiện đối chiếu 2 lớp sẽ giảm thiểu sai sót.

4.2 Bảo mật và lưu trữ dữ liệu kiểm kê

Dữ liệu kiểm kê là thông tin quan trọng:

– Nên lưu bản mềm và bản in

– Sử dụng hệ thống có sao lưu tự động

– Giới hạn quyền chỉnh sửa dữ liệu

4.3 Gợi ý phần mềm và công cụ hữu ích cho chủ shop

Một số công cụ được nhiều chủ shop sử dụng:

– Phần mềm quản lý kho: KiotViet, Sapo, Nhanh.vn

– Google Sheets + Add-on kiểm kê: Miễn phí, tiện lợi

– Máy quét mã vạch giá rẻ: Kết hợp với phần mềm để kiểm kê nhanh hơn

4.4 Tích hợp quản lý kho – vận chuyển với SuperShip

SuperShip cung cấp giải pháp giao hàng tích hợp cho các shop bán hàng online:

– Kết nối dữ liệu tồn kho với đơn hàng vận chuyển

– Theo dõi tình trạng đơn hàng và cập nhật hàng hóa xuất kho

– Tự động cảnh báo khi hàng sắp hết để kịp bổ sung

Tích hợp này giúp bạn kiểm kê dễ hơn vì lượng hàng được cập nhật theo thời gian thực, tránh nhầm lẫn và tối ưu chi phí lưu kho – vận chuyển.

Đăng kí dịch vụ SuperShip tại đây

Ở trên là những thông tin SuperShip cung cấp về Tổng quan về quy trình kiểm kê hàng tồn kho và những lưu ý cho chủ Shop. Hi vọng nội dung trên sẽ đáp ứng được nhu cầu đang tìm kiếm của bạn.

Theo dõi các kênh khác của SuperShip để cập nhật các thông tin mới nhất nhé:

Facebook SuperShip: https://www.facebook.com/supership.vn

Facebook SuperAi: https://www.facebook.com/superai.vn