Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Quy định, mẫu & Hướng dẫn chi tiết

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là chứng từ quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa và tuân thủ quy định thuế. SuperShip sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách lập phiếu chuẩn xác để quản lý kho hiệu quả và an toàn.

1. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là gì?

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là một loại chứng từ kế toán dùng để ghi nhận việc di chuyển hàng hóa, thành phẩm, vật tư từ kho này đến kho khác trong cùng một tổ chức, doanh nghiệp, hoặc giữa các đơn vị phụ thuộc mà không phát sinh giao dịch mua bán.

Mục đích chính của loại phiếu này là:

– Kiểm soát nội bộ: Giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ luồng hàng hóa, tránh thất thoát và nhầm lẫn.

– Cơ sở pháp lý: Đây là bằng chứng hợp pháp khi cơ quan chức năng kiểm tra, chứng minh nguồn gốc của hàng hóa đang được vận chuyển.

– Hạch toán kế toán: Dựa vào phiếu này, kế toán có thể ghi sổ, hạch toán nhập/xuất kho chính xác, đảm bảo số liệu trên báo cáo tài chính khớp với thực tế.

Điều quan trọng cần ghi nhớ là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ chỉ dùng cho mục đích di chuyển nội bộ, không dùng thay thế hóa đơn VAT trong các giao dịch mua bán. Đây là điểm khác biệt cốt lõi mà nhiều người kinh doanh, đặc biệt là các shop online, thường dễ nhầm lẫn.

Tải ngay: Mẫu số 3

2. Quy định pháp lý mới nhất về Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Việc sử dụng và quản lý phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ được quy định rõ ràng trong các văn bản pháp luật hiện hành. Để đảm bảo hoạt động kinh doanh tuân thủ pháp luật, các chủ shop cần cập nhật các thông tin sau:

– Thông tư 200/2014/TT-BTC: Hướng dẫn chi tiết về chế độ kế toán doanh nghiệp, trong đó có quy định về mẫu biểu, cách lập và luân chuyển chứng từ, bao gồm cả phiếu xuất kho nội bộ.

– Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC: Hai văn bản này quy định về việc sử dụng và quản lý hóa đơn, chứng từ. Cụ thể, các quy định này làm rõ các trường hợp vận chuyển nội bộ, hàng hóa luân chuyển giữa các chi nhánh phụ thuộc. Đặc biệt, với sự phát triển của công nghệ, các chứng từ này cũng có thể tồn tại dưới dạng điện tử, giúp việc lưu trữ và tra cứu trở nên tiện lợi hơn.

Theo quy định mới, khi vận chuyển hàng hóa để tiếp tục quá trình sản xuất kinh doanh hoặc di chuyển nội bộ, doanh nghiệp không cần phải xuất hóa đơn VAT mà chỉ cần sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để làm bằng chứng hợp lệ. Tuy nhiên, nếu hàng hóa này được đưa đi bán, thì khi bán ra, doanh nghiệp vẫn phải xuất hóa đơn bán hàng theo đúng quy định.

3. Các trường hợp bắt buộc phải sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Không phải mọi hoạt động di chuyển hàng hóa đều cần đến phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Dưới đây là những trường hợp mà bạn bắt buộc phải có loại chứng từ này:

– Xuất hàng hóa để vận chuyển đến các chi nhánh, cửa hàng, kho bãi khác của cùng một doanh nghiệp: Ví dụ, một shop thời trang có kho tổng ở Quận 10 muốn chuyển một lô áo quần sang cửa hàng ở Gò Vấp để phục vụ khách hàng. Khi đó, cần có phiếu xuất kho nội bộ để ghi nhận sự di chuyển này.

– Xuất hàng hóa từ trụ sở chính đến các cơ sở sản xuất, đơn vị phụ thuộc để gia công, chế biến tiếp: Đây là trường hợp thường gặp ở các doanh nghiệp sản xuất, khi nguyên vật liệu được chuyển từ kho tổng đến xưởng sản xuất.

– Xuất hàng hóa để đưa đi bán hàng tại các địa điểm không phải là cửa hàng: Các trường hợp như bán hàng tại hội chợ, triển lãm, hoặc các điểm bán lưu động cũng yêu cầu phải có phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để chứng minh nguồn gốc hợp pháp của hàng hóa.

Nếu bạn là chủ một shop online và sử dụng dịch vụ của SuperShip, việc có đầy đủ chứng từ như phiếu xuất kho nội bộ sẽ giúp quá trình vận chuyển trở nên minh bạch và an toàn hơn. SuperShip cam kết giao hàng siêu nhanh và miễn phí kiểm tra hàng, thử hàng để đảm bảo đơn hàng đến tay người nhận với chất lượng tốt nhất, đồng thời hỗ trợ bạn tối đa trong việc xử lý các vấn đề phát sinh.

4. Những lỗi thường gặp và cách khắc phục khi sử dụng phiếu

Trong quá trình sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, các shop online có thể mắc phải một số lỗi phổ biến. Việc nhận biết và khắc phục sớm sẽ giúp bạn tránh những rủi ro không đáng có về thuế và pháp lý.

1.1. Lỗi không lập phiếu: Đây là lỗi nghiêm trọng nhất. Nếu không có chứng từ hợp lệ, hàng hóa đang vận chuyển sẽ bị coi là hàng không có nguồn gốc, dễ bị xử phạt khi cơ quan thuế kiểm tra.

1.2. Lỗi sai thông tin: Sai tên, số lượng, đơn vị tính… gây khó khăn trong hạch toán và kiểm soát kho.

1.3. Lỗi thiếu chữ ký, dấu: Một phiếu không có đầy đủ chữ ký và dấu của các bên liên quan sẽ không có giá trị pháp lý.

1.4. Lỗi nhầm lẫn với hóa đơn VAT: Đây là lỗi phổ biến nhất. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ không thể thay thế hóa đơn VAT trong giao dịch mua bán. Sử dụng sai mục đích sẽ dẫn đến vi phạm pháp luật về thuế.

SuperShip cam kết miễn phí giao lại nhiều lần và áp dụng chính sách bồi thường 50.000đ cho đơn hàng giao trễ hẹn để đảm bảo quyền lợi tốt nhất cho các chủ shop. Với dịch vụ chuyên nghiệp và đội ngũ nhân viên tận tâm, SuperShip không chỉ là đối tác giao hàng mà còn là người bạn đồng hành tin cậy, giúp bạn yên tâm phát triển công việc kinh doanh.

Đăng kí dịch vụ SuperShip tại đây

Ở trên là những thông tin SuperShip cung cấp về Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Quy định, mẫu & Hướng dẫn chi tiết. Hi vọng nội dung trên sẽ đáp ứng được nhu cầu đang tìm kiếm của bạn.

Theo dõi các kênh khác của SuperShip để cập nhật các thông tin mới nhất nhé:

Facebook SuperShip: https://www.facebook.com/supership.vn

Facebook SuperAi: https://www.facebook.com/superai.vn