Chuyển phát nhanh bị thất lạc? Kinh nghiệm xử lý dành cho các shop

Trong lĩnh vực kinh doanh online, chuyển phát nhanh là khâu không thể thiếu để đảm bảo đơn hàng đến tay khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác. Tuy nhiên, không phải lúc nào quá trình vận chuyển cũng diễn ra suôn sẻ. Chuyển phát nhanh bị thất lạc là nỗi ám ảnh lớn với các chủ shop, không chỉ gây tổn thất về doanh thu mà còn ảnh hưởng đến uy tín thương hiệu. 

Bài viết dưới đây của SuperShip sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện về nguyên nhân, ảnh hưởng và cách xử lý hiệu quả khi xảy ra sự cố đơn hàng bị thất lạc.

 

1. Ảnh hưởng của chuyển phát nhanh bị thất lạc với shop online

Khi một đơn hàng bị thất lạc trong quá trình vận chuyển, hệ quả không chỉ dừng lại ở giá trị món hàng bị mất. Dưới đây là những ảnh hưởng nghiêm trọng mà các shop online thường phải đối mặt:

– Mất doanh thu và chi phí vận hành: Mỗi đơn hàng bị thất lạc đồng nghĩa với việc mất trắng số tiền hàng, trong khi các chi phí như đóng gói, vận chuyển, marketing để có được khách hàng đó vẫn không thể thu hồi. Với các đơn hàng có giá trị cao, thiệt hại càng lớn.

– Mất lòng tin từ phía khách hàng: Đối với khách hàng, việc không nhận được hàng hoặc nhận trễ vì sự cố thất lạc sẽ gây ra trải nghiệm tiêu cực. Họ có thể từ chối mua lại lần sau, hoặc tệ hơn là chia sẻ trải nghiệm không tốt đó lên mạng xã hội hoặc các diễn đàn, ảnh hưởng lâu dài đến uy tín của shop.

– Giảm điểm đánh giá và tỷ lệ chuyển đổi: Trên các sàn TMĐT hoặc website riêng, một vài đánh giá xấu về giao hàng cũng có thể ảnh hưởng lớn đến tỷ lệ chuyển đổi của các đơn hàng sau. Shop mất thời gian và chi phí để phục hồi lại uy tín vốn có.

– Tăng khối lượng công việc và rủi ro kiện tụng: Khi đơn hàng bị thất lạc, shop phải dành thêm thời gian liên hệ khách – liên hệ đơn vị vận chuyển – theo dõi xử lý, khiến quy trình vận hành bị gián đoạn. Nếu sự việc kéo dài, có thể dẫn đến tranh chấp pháp lý không đáng có.

 

2. Các bước shop cần làm khi bị thất lạc đơn hàng

Nếu chẳng may gặp sự cố chuyển phát nhanh bị thất lạc, đừng hoảng loạn. Việc bình tĩnh thực hiện các bước sau sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm ra hướng giải quyết hiệu quả:

2.1 Kiểm tra kỹ mã vận đơn, thông tin đơn hàng

Đầu tiên, bạn cần kiểm tra lại mã vận đơn để xác định trạng thái đơn hàng hiện tại. Một số trường hợp “bị thất lạc” thực ra chỉ là trì hoãn hoặc giao sai thông tin. Những điểm cần rà soát gồm:

– Mã vận đơn có đúng không?

– Địa chỉ nhận hàng, số điện thoại khách đã chính xác?

– Có ghi chú đặc biệt nào trong quá trình giao nhận không?

Nhiều đơn hàng bị thất lạc đơn giản chỉ vì sai một con số nhỏ trong địa chỉ hoặc khách không nghe máy.

2.2 Liên hệ với khách hàng

Sau khi kiểm tra vận đơn, bạn cần liên hệ trực tiếp với khách hàng để:

– Xác nhận lại họ đã nhận hàng chưa.

– Nếu chưa nhận: hỏi thêm thông tin về thời gian chờ, lịch sử cuộc gọi từ shipper.

– Trấn an và thông báo đang xử lý để tránh khách hàng phàn nàn hoặc đánh giá tiêu cực.

Việc chủ động chăm sóc khách trong tình huống này sẽ giúp giữ được sự tin tưởng và giảm thiểu rủi ro bị “bóc phốt”.

2.3 Làm việc trực tiếp với đơn vị vận chuyển

Ngay sau khi xác định đơn hàng có khả năng bị thất lạc, bạn cần:

– Gọi ngay đến tổng đài chăm sóc khách hàng của đơn vị vận chuyển.

– Cung cấp mã vận đơn, ngày gửi, thông tin khách nhận để nhờ kiểm tra trạng thái chi tiết.

– Nếu có bản cam kết, biên bản giao hàng, nên gửi kèm để tăng tính xác thực.

Với SuperShip, đội ngũ CSKH sẽ xử lý trong vòng 24–48 giờ, và nếu xác nhận hàng thất lạc thật sự, chúng tôi có chính sách bồi thường rõ ràng, bảo vệ quyền lợi cho chủ shop.

2.4 Đánh giá tổn thất và cải thiện quy trình

Sau khi sự cố được xử lý, dù có tìm lại được hàng hay không, shop nên:

– Tổng kết nguyên nhân gây thất lạc để rút kinh nghiệm (do shop? khách? đơn vị vận chuyển?).

– Điều chỉnh lại quy trình đóng gói, gửi hàng, xác nhận thông tin.

– Nếu thất lạc do vận chuyển nhiều lần, cân nhắc thay đổi đối tác giao hàng đáng tin cậy hơn.

 

3. Cách tránh chuyển phát nhanh bị thất lạc các chủ shop cần biết

Phòng hơn chống! Để hạn chế tối đa nguy cơ đơn hàng bị thất lạc, chủ shop cần thực hiện những biện pháp sau:

3.1 Đóng gói hàng hóa chắc chắn và chuyên nghiệp

Sử dụng thùng carton hoặc bao bì chuyên dụng, đảm bảo hàng hóa không dễ bị bung hoặc móp méo.

Ghi đầy đủ thông tin người nhận lên bao bì: tên, số điện thoại, địa chỉ, ghi chú nếu có (ví dụ: “gọi trước khi giao”).

Nếu là hàng giá trị cao, nên dán tem “Hàng dễ vỡ”, “Bảo quản cẩn thận” và mua bảo hiểm để cảnh báo shipper.

Xem thêm: Bảo hiểm hàng hóa là gì? Những điều cần biết khi mua bảo hiểm hàng hóa

3.2 Gửi kèm hóa đơn hoặc thông tin bên trong kiện hàng

Việc để lại một mảnh giấy nhỏ bên trong đơn hàng ghi rõ: Mã đơn hàng, tên shop, SĐT liên hệ.

Sẽ giúp ích rất nhiều nếu kiện hàng bị bung nhãn, sai thông tin bên ngoài, tăng khả năng thu hồi.

3.3 Ưu tiên sử dụng đơn vị vận chuyển uy tín

Không phải đơn vị nào cũng có quy trình xử lý chuyên nghiệp. Nên chọn đối tác như SuperShip, có:

– Hệ thống theo dõi vận đơn minh bạch

– Tổng đài hỗ trợ nhanh chóng

– Chính sách bồi thường rõ ràng

– Tỷ lệ giao thành công cao

3.4 Cập nhật thông tin đơn hàng liên tục

Chủ động theo dõi tình trạng đơn hàng hằng ngày.

Cài đặt thông báo qua Zalo, email hoặc app nếu đơn vị vận chuyển hỗ trợ.

Khi thấy đơn bị “treo” quá 24–48h, cần xử lý sớm, tránh để thất lạc thực sự.

 

4. SuperShip xử lý đơn hàng thất lạc như thế nào?

Tại SuperShip, sự an tâm của đối tác luôn là ưu tiên hàng đầu. Vì vậy, trong trường hợp đơn hàng bị thất lạc, quy trình xử lý của chúng tôi như sau:

4.1 Tiếp nhận và xác minh thông tin

Ngay khi nhận được khiếu nại từ khách hàng/shop, chúng tôi sẽ:

Tiếp nhận qua hotline, app hoặc email

Yêu cầu cung cấp mã vận đơn và thời điểm gửi

Kiểm tra nhanh tình trạng đơn hàng trên hệ thống

4.2 Kiểm tra nội bộ và đối soát kho

Kiểm tra các trạm trung chuyển, kho nhận – giao

Làm việc với shipper, tài xế vận chuyển lộ trình có liên quan

Nếu xác định có thất lạc thực sự, tiến hành lập biên bản

4.3 Chính sách bồi thường minh bạch

SuperShip luôn đặt quyền lợi khách hàng lên hàng đầu với chính sách bồi thường minh bạch và nhanh chóng:

Trong trường hợp hàng hóa bị thất lạc có giấy tờ chứng minh nguồn gốc và giá trị hàng hóa hoặc căn cứ định giá thuyết phục SuperShip chấp nhận (hóa đơn nhập hàng, hóa đơn mua hàng,… và khớp với thông tin kê khai trên hệ thống SuperShip) mức bồi thường là 100% giá trị hóa đơn (tối đa 1.000.000đ và từ 1.000.000đ nếu có trả phí Bảo hiểm). Bảo hiểm hàng hoá áp dụng 0,5% đối với đơn hàng có giá trị từ 1 triệu đồng trở lên, 1% đối với đơn hàng có giá trị từ 10 triệu đồng trở lên.

Trường hợp hàng hóa bị thất lạc không có hóa đơn hoặc căn cứ định giá không được SuperShip chấp nhận, mức bồi thường là 4 lần cước phí.

Thời hạn chấp nhận khiếu nại là 30 ngày kể từ ngày gửi hàng. Các khiếu nại được giải quyết tối đa trong vòng 7 ngày làm việc. SuperShip không chịu trách nhiệm đối với những thiệt hại phát sinh khác mà không có thỏa thuận trước.

Xem chi tiết chính sách bồi hoàn dành cho khách hàng TẠI ĐÂY

Đăng kí dịch vụ SuperShip tại đây

Hy vọng nội dung trên sẽ đáp ứng được nhu cầu đang tìm kiếm của bạn.

Theo dõi các kênh khác của SuperShip để cập nhật các thông tin mới nhất nhé:

Facebook SuperShip: https://www.facebook.com/supership.vn

Facebook SuperAi: https://www.facebook.com/superai.vn