Trong hoạt động kinh doanh, nhất là đối với các shop online, việc giao nhận hàng hóa diễn ra thường xuyên và đòi hỏi sự minh bạch, rõ ràng. Biên bản giao nhận hàng hóa chính là “chứng nhân” ghi nhận quá trình trao đổi giữa người bán và người mua, đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên.
Bài viết này sẽ giúp bạn nắm rõ hơn về biên bản bàn giao hàng hóa, những thông tin cần thiết và cách thức lập một biên bản hiệu quả, bảo vệ quyền lợi cho shop online của bạn.
Biên bản bàn giao hàng hóa là gì?
Biên bản bàn giao hàng hóa là một văn bản pháp lý ghi nhận đầy đủ thông tin về việc chuyển giao hàng hóa từ người bán (người giao) sang người mua (người nhận). Biên bản này được lập thành 2 bản, mỗi bên giữ 1 bản, nhằm xác nhận sự chuyển giao hàng hóa đã diễn ra một cách chính xác và đầy đủ, đồng thời ghi nhận tình trạng hàng hóa tại thời điểm bàn giao.
Biên bản bàn giao hàng hóa thường được sử dụng trong các trường hợp sau:
- Giao nhận hàng hóa giữa nhà cung cấp và khách hàng.
- Giao nhận hàng hóa giữa các bộ phận trong cùng một doanh nghiệp.
- Giao nhận hàng hóa giữa các đơn vị vận chuyển và khách hàng.
Biên bản bàn giao hàng hóa đóng vai trò như một “bằng chứng” về việc giao nhận hàng, bảo vệ quyền lợi của cả bên giao và bên nhận trong trường hợp xảy ra bất kỳ vấn đề nào liên quan đến hàng hóa. Đây là tài liệu cần thiết để theo dõi, quản lý và giải quyết các tranh chấp, khiếu nại về hàng hóa sau này.
Mục đích của việc thực hiện biên bản bàn giao hàng hóa
Việc lập biên bản bàn giao hàng hóa góp phần đảm bảo tính minh bạch và an toàn trong quá trình giao nhận hàng hóa và mang đến nhiều lợi ích cho cả người bán lẫn người mua.
Xác nhận rõ ràng việc giao nhận, đóng vai trò như một minh chứng pháp lý, ghi nhận đầy đủ thông tin về hàng hóa, thời gian giao nhận và tình trạng hàng hóa tại thời điểm bàn giao, giúp tránh tranh chấp về việc thiếu hàng, sai hàng hoặc hàng bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
Bảo vệ quyền lợi cho cả hai bên, cả người bán và người mua. Người bán có bằng chứng xác nhận đã giao hàng đúng hẹn, đúng số lượng và chất lượng, còn người mua có bằng chứng xác nhận đã nhận được hàng hóa đúng như thỏa thuận.
Giảm thiểu rủi ro và tranh chấp, phát sinh trong quá trình giao nhận hàng hóa, đồng thời làm rõ trách nhiệm của mỗi bên trong trường hợp xảy ra vấn đề. Điều này giúp cho việc giải quyết tranh chấp trở nên dễ dàng hơn và nhanh chóng hơn.
Việc lập biên bản bàn giao hàng hóa thể hiện sự chuyên nghiệp và uy tín của shop online, tạo dựng niềm tin cho khách hàng và khẳng định sự nghiêm túc trong hoạt động kinh doanh.
Những thông tin quan trọng của biên bản bàn giao hàng hóa
Để biên bản bàn giao hàng hóa có giá trị pháp lý và đảm bảo tính minh bạch, cần bao gồm những thông tin quan trọng sau:
- Tiêu đề: “Biên bản bàn giao hàng hóa”
- Ngày, tháng, năm lập biên bản: Nên ghi rõ ngày, tháng, năm lập biên bản để xác định thời gian giao nhận hàng hóa.
- Nơi lập biên bản: Ghi rõ địa điểm lập biên bản.
- Tên, địa chỉ, số điện thoại của hai bên: Cần ghi đầy đủ thông tin của cả người giao hàng và người nhận hàng.
- Tên hàng hóa: Ghi rõ tên hàng hóa được giao nhận, bao gồm mã hàng, số lượng, đơn vị tính, màu sắc, kích thước…
- Số lượng hàng hóa: Ghi rõ số lượng hàng hóa được giao nhận, cần trùng khớp với hóa đơn hoặc chứng từ kèm theo.
- Trạng thái hàng hóa: Ghi rõ trạng thái của hàng hóa khi giao nhận, ví dụ: hàng mới, hàng đã qua sử dụng, hàng bị hư hỏng…
- Ghi chú: Ghi chú những thông tin bổ sung liên quan đến việc giao nhận hàng hóa, ví dụ: phương thức thanh toán, thời hạn bảo hành, điều kiện giao hàng…
- Chữ ký và đóng dấu của hai bên: Cả người giao hàng và người nhận hàng đều phải ký tên và đóng dấu xác nhận việc giao nhận hàng hóa.
Mẫu biên bản bàn giao hàng hóa
Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa sẽ tùy vào đơn vị đang hợp tác chung, thông thường một biên bản cơ bản sẽ có thông tin như sau:
Tải mẫu biên bản giao nhận hàng hóa tại đây
Kết luận
Biên bản bàn giao hàng hóa là một tài liệu quan trọng, phục vụ cho việc quản lý, theo dõi và giải quyết các vấn đề liên quan đến hàng hóa được giao nhận. Việc lập biên bản đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết như thông tin chung, thông tin về hàng hóa, quá trình bàn giao và cam kết của hai bên là hết sức cần thiết, đặc biệt với các doanh nghiệp, cửa hàng online có hoạt động giao nhận hàng hóa thường xuyên.
Biên bản bàn giao hàng hóa là căn cứ pháp lý quan trọng để các bên giải quyết tranh chấp, bảo vệ quyền lợi của mình trong tương lai.
Hi vọng bài viết SuperShip vừa cung cấp sẽ đáp ứng được nhu cầu tìm kiếm biên bản bàn giao hàng hóa của bạn!